Kartläggning och förenkling av arbetsflöde

Bildkälla: Pixabay

Problemet som fanns var en digital hantering av avtal som var lång och krånglig. Det fanns en hel uppsjö av mallar varav de alla var unika dokument. Eftersom flera personer var ansvariga för att skapa och skriva avtal fanns även en stor felkälla i att man ibland råkade ändra i en mall och spara dessa ändringar.

För att ta reda på vad som var problemet och hur man skulle kunna skapa nytta genom att bygga en digital applikation som stödjer användarna samlades användarna och gick tillsammans med UX och utvecklare igenom hela arbetsprocessen.

Processen såg i stora drag ut som följer:

  • Välj och spara ner samtliga avtalsdokument till egen dator.
  • Öppna respektive dokument
  • Skriv in de uppgifter som krävs och exportera sedan respektive dokument till pdf
  • Öppna den pdf som ska vara först i avtalet
  • Lägg till alla andra pdfer
  • Spara dokumentet och skicka för digital signering

Allt dokumenterades och noterades, så gjordes även med detaljer som handlade om frustration, väntan och oklarheter under arbetet. Dessa känslor och upplevelser kändes primära i designprocessen. Utifrån detta var det möjligt att skapa ett schema över arbetsflödet, användarresan och notera de upplevelser som uppstod vid varje “steg under resan”.

Teamet genererade idéer om hur situationen skulle kunna förbättras. Vi skissade på ett upplägg som byggde på ett arbetsflöde i en och samma applikation, liknande flöde som tidigare men där en del uppgifter skulle hämtas med automatik plus att samtlig information i slutänden skulle generera en pdf av hela avtalet. Jag gjorde en prototyp och lät användarna testa. De flesta ansåg att detta var precis som de tänkt. Något var oklart, bland annat hur man skulle nå tidigare avtal och hur man skulle kunna redigera till exempel priser. Parallellt med detta undersökte teamet de databaser som datan skulle hämtas från samt vilken data som skulle in var i applikationen.

Efter flera omarbetningar av prototypen fanns förutsättningar att börja utveckla grunden för applikationen.

Det nya digitala arbetsflödet skulle i stora drag se ut så här:

  • Gå in i applikationen (via O365-inlogg där användarna redan är inloggande)
  • Välj “skapa nytt avtal”
  • Följ flödet och fyll i de fält som är tvingande, övrig info hämtas automatiskt, klicka sedan vidare till nästa steg
  • Granska hela avtalet, gå ev tillbaka om något inte stämmer
  • Spara till pdf och skicka automatiskt för digital signering

 

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Leave a Reply

%d bloggers like this: