Begreppsskolan är ett koncept som syftar till att ge dig mer koll på begrepp som far runt bland annat på LinkedIn och inom företag. Fokus kommer att ligga på begrepp inom den digitala världen, internet, applikationer och utveckling.
Undrar du också vad begrepp som Innovation, GDPR, digitalisering, chatbot osv betyder? Men kanske också vad du skulle kunna ha för nytta av det?
Den tekniska utvecklingen går fort idag. Och för många uppstår kopplat till detta en djungel av “buzzwords” eller begrepp som man inte helt förstår innebörden av. Ofta slutar man helt enkelt ta till sig de begrepp som dyker upp. Det är svårt att hänga med helt enkelt.
Det tycker jag är synd och vill ändra på. Många begrepp handlar om saker som kan göra stor skillnad och nytta för företag och privatpersoner. Men det krävs en förståelse av vilken nytta och hur.
“Vad kan jag ha för nytta av det här?”
Förstå nyttan
Syftet med begreppsskolan är att hjälpa dig förstå olika begrepp. Anledningen är att du ska se vilken nytta innebörden kan ge dig och din verksamhet. Jag har under många år arbetat med teknik och människor i kombination. Och jag har insett vilken enorm nytta tekniken kan göra om den stödjer det människan har behov av. En början till att hitta rätt teknik för rätt situation och utmaning är att förstå vilken nytta den kan ge.
Rätt sak på rätt plats. Självklart kan inte alla ha full koll på alla begrep inom IT och utveckling. Men en viss kunskap underlättar både vid beställning, beslut och införande. Sedan kan man ju “bara” vara nyfiken också. Vilket som gäller för just dig och din verksamhet vet ju inte jag. Men förhoppningsvis får du lite mer kött på benen inom något område som du är nyfiken på!
Uppstart begreppsskolan
Från och med den 19/8 kör jag igång här på kerlundesign.se men även på Instagram. Så häng med från början!
Självklart tar jag gärna emot förslag på begrepp att ha med här, skriv i kommentarerna nedan. Tack!
Del 1 av begreppsskolan: AI. Idag börjar jag det nya konceptet begreppsskolan här på bloggen. Läs mer här.
Syftet med begreppsskolan:
Förenklade förklaringar på vanliga begrepp inom IT, Tech, startups, digital design
Skapa en förståelse för vilken nytta innebörden kan bidra med i din verksamhet
Ge dig en överblick över kopplingen mellan begrepp och verksamhet
Varmt välkomna, nu kör vi igång med begreppskolan: AI!
AI börjar med verksamheter och människor
AI börjar bli något som inte längre “bara” är ett forskningsområde, utan utgör både produkter och tjänster i flera verksamheter. Många tekniska lösningar tar lång tid innan de får en bred användning. Även AI har funnits med rätt länge men det är först på senare år som användningen blivit mer utbredd bland företag och privatpersoner.
Vad är AI
AI är en förkortning av begreppet Artificiell Intelligens. AI kan förklaras dels som något som har en förmåga att utföra olika uppgifter i komplexa miljöer utan att en människa styr. Men AI är även något som kan förbättra sig själv genom att lära av erfarenheter. AI skapas genom programmering där man tillämpar olika matematiska metoder. En grund är bland annat statistik och sannolikhet. För att AI ska kunna lära sig och utvecklas behövs mänsklig input, dvs man behöver träna AI för det den ska göra (Machine Learning).
Begreppskolan: AI -nytta
Med hjälp av AI kan man automatisera bland annat administrativa eller återkommande uppgifter. Det vill säga få uppgifterna att utföras utan att en människa behöver göra något. Som till exempel:
besvara vissa frågor som kunder ofta ställer
bevaka data om till exempel marknaden, produkter, försäljning
sortera och använda data
anpassning av information efter målgrupp för marknadsföring och utskick
svara på frågor i chattar
spamfilter, AI söker vissa fraser som oftast finns i spam och sorterar bort detta
Att tänka på vid införande av AI
Vad är då viktigt att tänka på när man ska använda AI i sin verksamhet?
För det första: AI bör utgöra ett stöd i verksamheten och kommer troligen att samverka med eller användas av människor. Kunder, brukare eller patienter kommer kanske att mötas av en AI-lösning. Vid design av en AI-funktion behöver man därför fokusera på användarupplevelse och användbarhet. Precis som vid design av vilken IT-applikation som helst.
Dessutom kräver de flesta AI-lösningar en relativt stor insats i början, även om man köper in en “färdig AI-funktion”. Det kan behöva läsas in fraser, man kan behöva lära AI vad olika saker betyder. Det krävs träningsdata med mera.
AI är en lösning, det finns ju även andra sätt att digitalisera en verksamhet. Som alltid när man vill digitalisera är det viktigt att inte låsa sig vid en specifik teknisk lösning direkt. Det kan visa sig att det inte alls är AI uppfyller era behov. Arbetsuppgifter och aktiviteter samt användarupplevelse i verksamheten ska vara grunden för den tekniska lösningen.
Aktiviteter att inleda med
Några aktiviteter som bör ingå innan eller i samband med beställning av AI eller annat IT-stöd:
kartlägg verksamheten och de arbetsmoment, arbetsuppgifter som ingår
kartlägg samtliga intressenter, som kommer att komma i kontakt med de digitala funktionerna efter införandet
undersök användarupplevelser i nuläget (genom observation, intervjuer) och identifiera förbättringsområden
skapa en “user journey map” eller ett flödesschema som visar de arbetsuppgifter eller aktiviteter som ni genomför idag
När detta är gjort kommer ni kanske att komma fram till olika lösningar. Säkert inte endast AI. Lösningen kan vara enkla appar eller andra sätt att stödja den dagliga verksamheten.
För att investeringen ska löna sig i slutänden är det viktigt att fokusera på verksamheten, användarna och de arbetsuppgifter som genomförs. Det är så lätt att fokusera på en viss teknik.
Slutligen i begreppsskolan: AI
Under den period då AI utvecklas behöver man stämma av mot den bild man tagit fram under kartläggningen. Ni behöver testa flera gånger, verifiera att ni får den nytta ni tänkt. Efter test och justeringar behöver ni godkänna resultatet löpande. Små delleveranser är mer kostnadseffektiva än att utveckla helheten i ett svep. Det blir lätt missförstånd under vägen och risken är stor att man “tappar bort” användarna i den processen.
Nästa del av begreppsskolan
Nästa begreppskola kommer att ta upp begreppet digitalisering. Publicering av begreppskolan kommer till en början att ske på måndagar. Jag är tacksam för input om begrepp som just du är nyfiken på, kommentera gärna nedan!
Ni har kommit fram till att det finns behov att digitalisera i er verksamhet, men vad?
I mitt förra inlägg berättade jag om behovet av mål och syfte med digitalisering, dvs varför ni vill göra det.
Jag skrev där om den första av följande frågeställningar:
Varför ska vi digitalisera hela eller delar av verksamheten? Sätt mål och beskriv ett önskat läge.
I vilka flöden och processer behöver vi digitala verktyg?
Ser vi behov av nya tjänster och produkter?
I det här inlägget tänkte jag gå in lite mer på hur ni kan ta reda på vad som ska digitaliseras. Och allt börjar med era mål med digitaliseringen.
Från mål till aktiviteter
Ni har kanske mål som handlar om att effektivisera vissa processer. Eller mål att på ett eller annat sätt spara tid. Kanske vill ni få bort vissa rutinuppgifter eller kontrollmoment i er verksamhet.
När ni har koll på era mål kan ni bryta ner dem i mindre delar, kanske först till delmål och sedan till aktiviteter. Och aktiviteterna kan vara att digitalisera delar av era arbetsprocesser. Det gäller att ta reda på vilka delar.
För att exempelvis kunna effektivisera en arbetsprocess, behöver ni kartlägga processen som den ser ut i nuläget. Dokumentera hela den aktuella processen om ni inte redan har gjort det. För att enklare hitta saker som är repetitiva, krångliga eller svåra osv är det bra att genomföra observation när processen genomförs. Det som är bra med att genomföra observation är att det är lättare att hitta det man söker. Om man frågar någon vad som upplevs krångligt eller svårt blir svaret troligen inte det som verkligen är problemet. Att observera när någon utför arbetsuppgifter ger bra insikter om problematik som finns.
Ett bra sätt att dokumentera observationen är genom att göra en sk User Journey map (läs mer här). Notera vad som görs, om något hjälpmedel används, hur användaren känner sig (upplevelsen) samt förbättringsförslag.
Det är inte alla delar i en arbetsprocess som bör digitaliseras. I ett projekt som jag deltog i kom vi fram till att personlig, muntlig kontakt med patienter var väldigt viktig. Både patienter och ansvariga medarbetare upplevde detta. Innan vi genomförde observation och intervjuer var det just denna del man ville digitalisera med AI. Man ville slippa telefonsamtalen för att spara tid.
Sammanfattning
När ni vet varför ni ska digitalisera är det dags att ta reda på vad som ska digitaliseras. I exemplet ovan var målet att hinna ta emot fler kunder. Men svaret på vad som skulle digitaliseras blev inte att ersätta personliga samtal med AI.
I projektet kom vi fram till var i flödet det fanns behov att digitalisera och vad. Vi upptäckte flera manuella arbetsuppgifter som tog lång tid att genomföra. Det var möjligt att skapa bra digitala lösningar för dessa. Medarbetarna sparade tid och kunde besvara fler samtal. De fick på det viset mer tid för patienterna, vilket bidrog till en positiv upplevelse.
I förra inlägget berättade jag om att det kan finnas ett värde i digitala verktyg som stöd för din verksamhet. Jag kommer här att fokusera på frågan “varför ska vi digitalisera?”.
Jag avslutade med några frågeställningar:
Varför ska vi digitalisera hela eller delar av verksamheten? Sätt mål och beskriv ett önskat läge.
I vilka flöden och processer behöver vi digitala verktyg?
Ser vi behov av nya tjänster och produkter?
I det här inlägget kommer jag gå in lite djupare på den första frågeställningen.
Varför ska vi digitalisera?
Denna fråga låter enkel att svara på. Eller är den det? Många företag och organisationer idag bestämmer sig för att digitalisera sin verksamhet. Ibland sker det utifrån riktlinjer och krav som för skolorna eller så vill man vara modern och hänga med. Det problem som ofta finns är att de som berörs inte vet varför. Det kan också vara så att det är otydligt och svårt att veta var ni ska börja.
Jag vill påstå att den viktigaste aspekten för en lyckad digitalisering är att ni vet erat varför. Det kan antingen handla om att effektivisera verksamheten. Att få bort administration eller moment som upprepas ofta. Det kan också handla om behov av att analysera data och sortera ut värdefulla insikter om t ex era kunders köpbeteende.
En viktig aspekt i ert målarbete är att ni inte ska utgår från vilken digital teknik som ska användas. Det är lätt att sätta mål som: “installera Skype till alla medarbetare”. Utifrån er verksamhet kanske målet snarare är att: “alla medarbetare ska kunna delta på avdelningsmöten, oavsett om de är på plats eller inte”.
Skapa mål
Ett sätt att arbeta med mål är att genomföra gemensamma workshops. Det är viktigt med delaktighet i detta arbete. Och att ni sedan förankrar målbilden i hella företaget.
Börja med att kika på nuläget, hur ser det ut idag? Vilka problem upplever ni? Vad är svårt att göra, tar tid osv? Sedan är det dags att ni ser framåt i tiden.
Hur ser ett önskat läge ut? Brainstorming kan vara en sätt att göra detta på för att få med tankar från alla deltagare. Sedan behöver ni prioritera vad som känns mest relevant. Frågor att utgå från kan vara:
Hur ser det interna samarbetet ut om två år?
Vilken typ av tjänster eller produkter kommer ni att erbjuda era kunder?
Var kommer medarbetarna att arbeta?
Fokusera på att sedan formulera konkreta mål. Förankra målen i er verksamhet. Alla ska veta varför ni ska digitalisera och vad det ger för nytta.
Sammanfattning
Det viktigaste i eran digitalisering är att ni utgår från er verksamhet och de behov ni har. Vad vill ni uppnå? Ökad lönsamhet? Bryt då ner den visionen i mindre mål som är konkreta och mätbara. Förankra mål och vision i hela verksamheten.
Det finns idag en uppsjö av digitala verktyg. Möjligheterna att utveckla anpassade verktyg är dessutom oändliga. Många mindre företag har varken kunskap eller resurser för att undersöka vad de behöver. Har du en egen verksamhet eller driver ett mindre företag? Vilka är dina digitala utmaningar?
Det finns många som idag arbetar med att hjälpa företag att digitalisera. Det finns kompetens om hur man väljer rätt digitala verktyg för just din verksamhet. Ofta är den hjälpen kostsam. För att du ska veta vad su ska beställa och minska investeringskostnaden så finns det några saker du kan göra själva först. Framförallt kan du ta reda på vad du och din verksamhet behöver. Detta är något som kommer att vara det första man vill veta om ni väljer att ta hjälp.
Digitala stöd för det du behöver kunna göra
Du och de anställda i ditt företag känner er verksamhet allra bäst. Att digitalisera är ofta att likställa med en förändringsresa för ett företag. Ofta vill man många saker men det gäller också att undersöka vad man faktiskt behöver.
Frågor att ställa:
Varför ska vi digitalisera hela eller delar av verksamheten? Sätt mål och beskriv ett önskat läge.
I vilka flöden och processer behöver vi digitala verktyg?
Ser vi behov av nya tjänster och produkter?
Att besvara frågan varför och sätta upp en målbild är det först och viktigaste steget. Utan mål blir det svårt att sedan följa upp att ni nått dit ni önskade.
Kartlägg era arbetsprocesser för att hitta “svaga länkar” och uppgifter som idag inte kan genomföras optimalt. Vissa delar av flödet kanske kan tas bort helt, andra kan stödjas av digitala verktyg.
Möjligheterna idag är oändliga för att skapa nya tjänster med hjälp av digital teknik. Exempelvis kan man erbjuda utökad service med hjälp av data från tidigare kunder. Insamling av data, sortering och analys kan ske helt digitalt. Här är det nästan bara er fantasi som sätter gränserna!
I mitt nästa inlägg kommer jag att gå in närmare på HUR ni kan besvara de tre frågorna ovan. Jag kommer att ge exempel på metoder som hjälper er med arbetet att kartlägga era flöden, arbetsprocesser. Syftet är att du och ditt företag ska ha möjlighet att förbereda er om ni vill digitalisera. Ju mer koll ni har, desto smidigare blir processen att sedan investera.
Digitala prototyper kan skapas för många olika syften. Ett syfte kan vara för att kunna testa igenom er produkt. Detta innan du eller ditt företag utvecklar och lanserar en ny hemsida, digital tjänst eller app. I mitt förra inlägg skrev jag om snabba enkla prototyper som är ett superbra sätt att snabbt testa olika idéer och flöden osv (länk). Med digitala prototyper kan du testa mer djupgående. Du kan skapa något som ser ut som och fungerar som din tänkta produkt. Ibland vill man se och “känna” på en produkt eller tjänst innan man lägger ner resurser på att producera. Prototyper är ett bra sätt att visualisera och kommunicera idéer och krav.
Vad vill du testa?
Fundera på vad det är du vill undersöka eller testa:
en specifik funktion
navigering
layout
grafisk utformning
dina call to action
varumärket
din story
användbarhet
Du kan göra flera digitala prototyper med olika grad av “fidelity”. Dvs att den är olika mycket utvecklad beroende på vad du vill testa.
När du skapar digitala prototyper kan du labba mycket och det tar inte alltför lång tid.
Du har möjlighet att testa olika features, din brand story, varumärket, dina call to actions osv. Allt utan att du behöver offentliggöra en hel site innan du känner dig redo.
Om du arbetar i ett företag och flera personer behöver involveras så är det också kostnadseffektivt att testa er fram med prototyper innan tid och pengar för utveckling börjar ticka. Med en digital prototyp finns även fördelen att ni kan skapa en gemensam bild av det som sedan ska utvecklas. Det blir enklare att kommunicera era krav till utvecklarna, om ni har en prototyp att visa eller utgå ifrån. Alla som sedan ska använda siten eller tjänsten får också en känsla för hur den kommer att se ut och fungera.
Exempel på digitala prototyper
De första bilderna visar prototyper där jag ville testa flödet i två olika applikationer, endast enkla symboler och gränssnitt. Jag har inte prioriterat att lägga tid på grafisk utformning.
Bilderna nedan visar en prototyp där vi önskade testa storyn och hur vi skulle utforma Call to action knapparna. Vad skulle det stå på dem? Vi ville även testa layouten och placering av objekt på sidorna. Detta är en första digital prototyp för en hemsida till en konstnär.
Program för att skapa prototyper
Det finns en mängd program för att skapa digitala prototyper. Det handlar mycket om tycke och smak. Samtliga har oftast en gratis version med begränsningar och sedan olika nivåer av betal versioner. Testa gratisversionerna för att se om det är något som passar dig och dina behov.
Prototyper används inom olika branscher exempelvis inom elektronik, mekanik, design, programutveckling. Syftet med att skapa prototyper är att bland annat att kunna:
kommunicera en idé på ett visuellt sätt
jämföra olika lösningars för- och nackdelar
testa olika sätt att lösa ett problem
testa funktionalitet
visa upp och presentera en produkt eller tjänst
Inom digital design och UX (user experience) arbetar vi mycket med prototyper som verktyg. Det finns flera skäl:
Billigt sätt att snabbt testa en idé
Enklare att framställa än en färdig hemsida eller app
Viktigt verktyg för att verifiera den funktionalitet som önskas
Bra sätt att kunna testa om användare förstår hur de navigerar
Att undersöka om målgruppen gör det vi förväntat oss att de ska göra (t ex köpa något av oss)
Något för dig?
Är du egenföretagare och vill skapa en hemsida? Kanske har du en idé om en app som du vill utveckla? Då kan du vinna mycket på att skapa prototyper först som du testar ur olika perspektiv. Planera för vad du vill testa, vad är viktigt för dig att fungerar med din hemsida?
En prototyp behöver inte vara komplicerad eller teknisk, du kan rita på ett vanligt papper för att snabbt kunna testa en idé. Fördelarna med denna metod är bland annat att du snabbt kan gå vidare med idéen eller förkasta den och testa andra idéer.
Hur gör man?
Du ritar upp dina sidor, bilder kan vara enkla rutor, fyll på med de funktioner och ev rubriker du vill ha med. Det är viktigt att du vet VAD du vill testa. Det kan till exempel vara ett flöde genom din hemsida eller app. Eller så hur din målgrupp ska slutföra beställning av en produkt. Du kanske vill testa en funktion till exempel en typ av kalender för bokningar. Hur ska den läggas upp på bästa sätt? Hur ska man välja datum? Skissa det du vill testa.
Exempel på hur det kan se ut:
Här är en av mina egna skisser, där jag ville testa en hel idé för att se om det verkade vara en rolig idé för användarna. Jag designade en app för Potter fans.
I nästa inlägg kommer jag skriva om digitala prototyper och lite olika verktyg för att skapa dem. Syftet är som sagt att inte lägga mer tid än man behöver och att snabbt kunna skapa en bild av det man vill designa och utveckla. Som egenföretagare finns det ett stort värde i att kunna göra mindre tester innan hemsidan är uppe och igång. Det ger dig bättre koll på vad som fungerar och inte. Men även om din sida är enkel att förstå och använda vilket är viktigt.
Du kan även läsa mer om att visualisera och testa din idéer här.
Att hemsidor och appar ger positiva användarupplevelser borde vara självklart, eller hur? Ändå är det långt ifrån alla appar, hemsidor och program som gör det. Eller vad är din egen erfarenhet?
En del av problemet är att upplevelser är något personligt. Vi kan ofta koppla olika platser, händelser, människor, situationer till känslor och upplevelser. Men är det lika enkelt att beskriva dessa känslor och upplevelser med ord? Upplevelser är komplexa men det finns metoder för att skapa positiva användarupplevelser.
“Upplevelseindustrin”
Digitala designers, tillsammans med programmerare och slutanvändare skapar digitala produkter. Dessa skapar i sin tur ska specifika upplevelser.
Några exempel:
Med hjälp av Skype kan människor hålla kontakten genom att prata med varann via video eller telefon. Detta skapar en känsla av att vara närmare avlägsna vänner och släktingar. Användarna upplever närhet.
Spotify skapar ett antal olika upplevelser genom musiken man lyssnar på. Här ges även exempelvis en känsla av frihet att lyssna på vad man vill i stort sett obegränsat.
Appen eller hemsidan i sig är inte en upplevelse. Det som skapar upplevelsen är det du kan göra, hur du kan göra det och hur det får dig att känna. Om jag som designer inte vet vad slutanvändarna känner, vill eller behöver kunna göra kanske den positiva användarupplevelsen uteblir. Det är en orsak till att jag behöver förstå slutanvändarna och deras behov när jag ska designa en hemsida, app eller kanske digitalisering av en hel verksamhet.
Negativa användarupplevelser kan skapa frustration, uppgivenhet eller kanske ilska. Detta i sin tur kan leda till att du som användare inte använder en app eller lämnar en hemsida direkt.
Vad skapar en positiv användarupplevelse?
För att skapa positiva upplevelser för användarna krävs flera saker, bland annat:
Ändamålsenlig design, det ska gå att göra det man önskar eller behöver kunna göra.
Smidighet, det man vill göra ska gå lätt och snabbt
Flyt, det ska finnas ett naturligt flöde som användaren följer, utan tveksamhet. Det ska vara enkelt att förstå hur man gör.
Konkret exempel: hemsida för ditt företag
Det är viktigt för alla företag att de förstår sina kunder. Det är också viktigt att du som företagare kan förmedla på ett tydligt sätt vad du kan hjälpa din kund med. Detta gäller även för din hemsida. Nedan finns några exempel på sådant som du kan tänka på:
Det ska vara tydligt vad din sida handlar om. Vad kan man få hjälp med, hur får man hjälp med det?
Flödet genom sidan eller kundresan ska vara supertydlig och enkel att följa. Det ska vara enkelt att köpa dina erbjudanden.
Placera viktigt innehåll högt upp på sidan. Detta är viktigt för att potentiella kunder ska se detta direkt.
Tänk också på saker som läsbarhet! Bäst läsbarhet utgörs av svart eller mörkgrå text på vit bakgrund. Det handlar om kontraster.
Knappar och menyval behöver skilja sig från övrigt innehåll. Dina besökare behöver kunna se att dessa går att klicka på.
Hur gör jag detta?
För att du ska kunna klarställa att punkterna ovan uppfylls bör du testa din sida. Gärna med tänkt målgrupp. Sätt upp olika händelser som du tänker att besökarna på din sida ska gå igenom. Det kan till exempel vara att beställa ett av dina erbjudanden, skriva upp sig på ditt nyhetsbrev osv.
Sammanfattning
Positiva användarupplevelser skapas när de som använder en app eller hemsida kan uppfylla sina behov. På ett enkelt och smidigt sätt. Det handlar mycket om flyt, att flödet ska kännas naturligt och lätt att förstå. Om du är osäker på hur detta ser ut på din hemsida, be några personer att testa, be om feedback!
Att er digitala arbetsmiljö fungerar är minst lika viktig som en bra fysisk arbetsmiljö. Den digitala tekniken ska stödja er och det ni behöver göra. Då fungerar tekniken som bäst. Många IT-företag idag säljer färdiga lösningar. Som till exempel specifika program, olika licenser och paket. Flexibiliteten är ofta inte så stor. Såklart har ett system som O365 enorma möjligheter, du kan göra massor av saker! Men det är inte med val av system ni ska börja när ni designar er digitala arbetsmiljö.
Kanske tänker du nu: ”Var ska vi då börja?” Det korta svaret är: med er själva! Ni behöver utgå från er, företagets verksamhet och vad ni behöver kunna göra. Vilken typ av digitalt stöd behöver ni?
Att arbeta användarcentrerat, dvs utgå från användarna är ett vedertaget arbetssätt inom UX-design (User Experience). Det handlar först och främst om användarna med andra ord människor. Teknik är fantastiskt -som stöd för oss och det vi vill göra. Om tekniken inte fungerar som det är avsett, det vill säga om du inte kan göra det du tänkt eller om det strular så blir du troligen frustrerad. Kanske struntar du helt i att använda systemet och gör det du tänkt på annat sätt. Upplevelse av frustration är inte ovanligt när det kommer till att arbeta i den digitala arbetsmiljön, tyvärr. Många användare försöker lösa problemen och förstå. Det kan då gå åt väldigt mycket tid på aktiviteter som inte är relevanta för företagets verksamhet. Det är inte effektivt, eller hur?
Därför är det viktigt att börja med de behov och mål som ni har i företaget när ni väljer applikationer och system. När den digitala arbetsmiljö fungerar väl, så skapar den positiva upplevelser för dig och dina kollegor. Det är inte meningen att man ska vara IT-expert för att kunna genomföra sitt arbete.
Sammanfattning
När du ska välja applikationer och system, utgå från:
Arbetsuppgifter som ska utföras
Var ska de kunna utföras
Vem eller vilka personer ska utföra arbetsuppgifterna
När ska arbetsuppgifterna kunna utföras
Läs mer om digitalisering i det här inlägget som handlar om att man inte ska digitalisera för digitaliseringens skull.
Undersök lösningarna genom att visualisera och testa
Nu är det dags för er att visualisera och testa de lösningar som ni genererat (fortsättning från min förra bloggpost). Genom att tillämpa Design Thinking har du och dina kollegor troligen ett antal olika lösningar som behöver undersökas mer.
Visualisera och testa med prototyper
Visualisera
Ett första steg i att visualisera idéerna är att ni skapar ett flödesschema över den föreslagna lösningen. Då får ni även möjlighet att fundera igenom vad som ska hända vid varje interaktion. Detta skapar samtidigt möjlighet att se om det saknas något. För att kunna visualisera och testa lösningsförslag är det bra att göra prototyper. Dessa går oftast snabbt att göra. Fördelen är att man håller ner kostnaden jämfört med att programmera för att testa. Samtidigt kan ni testa och utvärdera lösningarna samt skapa en gemensam bild av vad det är ni vill göra.
I sin enklaste form kan en prototyp bestå av ett antal pappersskisser där ni “bläddrar” bild när någon interagerar med en funktion. Detta är ett bra sätt att testa enstaka funktioner. Vill man ha en mer utvecklad visuell bild för att diskutera funktionalitet, layout osv kan ni göra digitala prototyper. Dessa är klickbara men oftast utan kod ”bakom”. Det ni gör då är att ni simulerar funktionalitet.
Exempel på sådant som kan vara bra att testa innan du färdigställer din hemsida är om besökare gör det du vill att de ska göra. Klickar de på ditt erbjudande? Är din hemsida tydlig, förstår besökaren vad man kan göra eller köpa och hur?
Olika detaljeringsnivå
En prototyp kan som sagt vara detaljrik. Den kan visuellt se ut som den färdiga applikationen. Alternativt kan en prototyp innehålla endast relevant funktionalitet för det ni vill testa. Era behov avgör vad som ska testas med hjälp prototypen.
Det är en fördel i att göra förbättringar i prototyperna efter varje test Syftet är att eliminera uppenbara fel eller att justera det som inte uppfyller era krav. Det är bra om ni har möjlighet att testa flera av era lösningsförslag. Då får ni överblick över för- och nackdelar med olika lösningar samt hjälp att ringa in den lösning som bäst matchar behov och användningsområde.
Exempel
Klicka här för att se ett exempel på en digital prototyp. Just denna har jag skapat i ett program som heter Adobe XD men det finns ett stort antal andra program också som man kan använda. I sin enklaste form är som jag nämnde även skisser på papper ett sätt att utvärdera olika lösningar. Fördelen med Adobe XD är att det är relativt låg inlärningströskel samt att man snabbt kan publicera sina prototyper. Jag trivs även med att arbeta i det gränssnittet.
Tester
Det finns många typer av tester att genomföra:
Användningstester
Funktionalitetstest
Användbarhetstest
Måluppfyllnadstest
Testerna ska baseras på de mål som ni har satt med digitaliseringen (exempelvis att spara X minuter på en funktion). För att genomföra testet bestämmer ni ett antal aktiviteter som ska genomföras i en viss ordning. Det är bra att utgå från prototyper eller skisser i testerna för att minimera kostnaden för tester och de behov av justeringar som uppstår efter.
Om ni vill exempelvis vill testa användbarheten på en hemsida kan ni skapa olika uppgifter för testpersonerna som går ut på att förstå och hitta olika objekt/funktioner. Då sitter du med under testet och dokumentera det som sker för att kunna identifiera sådant som inte är intuitivt eller rent av svårt. Viktigt att tänka på är att dokumentera under testet, efteråt kommer man oftast inte ihåg alla detaljer. Det som egentligen är bäst är om man har möjlighet att filma (vilket man inte alltid har), men att anteckna fungerar också bra.
Design Thinking är en tillämpning som används inom design för att hålla fokus på lösningar. Om du märker att du ofta tenderar att fastna på problem och köra fast kan detta vara ett sätt för dig att komma vidare.
Design utgår från kreativt tänkande och att man hittar och utvärderar ett flertal lösningar. Det jag ser som särskilt viktigt är att man inte låser sig för hårt för en lösning. Fokus ska ligga på att skapa en så bra lösning som möjligt, inte på att det är den lösning du gillar bäst som ska “vinna”.
Jag ser att det finns en stor nytta i att tillämpa Design Thinking vid digitalisering av verksamheter. Men även vid andra typer av utmaningar som ni som företag ställs inför.
Processen för Design Thinking
Processen ser vid en första anblick linjär ut. Det som därför är viktigt att tänka på är att för en optimal nytta av processen behöver man iterera (göra om) flera gånger. Tänk på att även vara öppen för ny input i form av exempelvis användaråterkoppling för att skapa möjlighet att uppnå de mål man har satt upp.
Tillämpa Design Thinking vid digitalisering
Det som först är viktigt att tänka på innan ni inleder ett digitaliseringsprojekt är att ha ledningen med hela vägen. Det behöver finnas förståelse på alla nivåer i organisationen VARFÖR man önskar utvecklas digitalt. Sätt mål för att få tydlighet kring varför man ska digitalisera. Därför är tydliga mål ett måste och en förutsättning för att sedan kunna mäta effekter av arbetet. De personer som ska engageras behöver komma från många olika delar av organisationen, inte enbart IT. Syftet med detta är att få med alla typer av verksamheter och behov. Men även att få ett bredare tänkande och delaktighet i projektet.
Börja i det lilla och förbättra under tiden. Inled med en liten del av verksamheten, exempelvis en enstaka process. Ett tips är också att börja med ett team. Sedan kan man öka på med flera processer och team parallellt när man ser att arbetssättet fungerar och man får resultat av arbetet. Viktiga aktiviteter under arbetet är att diskutera, lyssna, kommunicera. För att kunna göra det krävs tydliga mål med digitaliseringen som alla känner till och kan samlas runt.
Faser i processen
Bilden är hämtad från Interaction Design.org, klicka på bilden för att komma dit.
Lära känna användarna (Empathise)
Börja med att undersöka upplevd problematik i nuläget genom att titta på vad som orsakar den samt vem eller vilka berörs. Metoder för undersökning kan vara kvalitativa undersökningar genom observation och/eller intervjuer om nuläget. Även enkäter av mer kvantitativ natur kan vara tillämpbart i vissa situationer.
Min erfarenhet är att man absolut kan genomföra workshops där användarna får berätta sina behov och önskemål, men om man undersöker genom observation eller mer styrda frågor visas ofta andra saker. Det är inte alltid man minns hur man jobbar eller vad som inte fungerar när någon frågar. Dokumentera sedan undersökningen genom att svara på följande frågor:
Vem berörs?
Vilka aktiviteter och processer berörs?
I vilken situation/miljö genomförs aktiviteterna, befinner sig användarna?
Vilken teknik används?
Hur upplever användarna nuläget (kan beskrivas med känslor)?
Ett sätt att dokumentera är att skapa en User Journey Map. Utgå från en tidslinje när de respektive aktiviteterna utförs, vilken teknik de utförs med, vad användarna upplever vid de olika tidpunkterna.
Definiera
Sedan är det dags för er att analysera det som framkommit under observation och intervjuer. Syftet är att ni ska kunna beskriva utmaningar utifrån verksamhet och användare. Det är viktigt att tänka på att beskriva problematikerna ur ett användarperspektiv.
Lösningsförlag och nya idéer
För att knyta an till och behålla förståelse för användarnas behov under hela projektet: skapa personas! Dessa utgör en beskrivning av enskilda användare inklusive deras uppgifter, behov och upplevelser. Personas bör baseras på verkliga användare i er verksamhet. Fördelen är att detta kan ske utan att alla användare behöver finnas till hands hela tiden.
Ni genererar lösningsförslag med utgångspunkt hos användarna och problematiken som definierats. Generera era lösningsförslag i exempelvis en workshop. Deltagare kan exempelvis vara beställare, övriga intressenter, användare, IT-ansvarig.
Tips på metoder som ni kan använda är brainstorming eller mindmapping. Personligen tycker jag att metoden 10 plus 10 ger en mängd bra uppslag. Det går ut på att snabbt generera 10 lösningsförslag på problematiken. Skriv ner 10 förslag per deltagare utan att tänka för mycket. Sedan väljer ni ut ett par av dessa att utveckla vidare.
Det är en fördel att i slutet av arbetet ha flera olika lösningar som ni sedan kan testa och utvärdera.
Sammanfattning
Nu har du fått en inblick i de första tre faserna i processen för Design Thinking. I nästa blogginlägg kommer du att få veta mer om de två sista faserna: visualisering/prototyper samt tester.
Under mina studier inom digital design gjorde jag praktik på Visualiseringscenter i Norrköping. Under praktiken fick jag ett projekt som innebar att jag skulle designa en station för kommande utställning (läs mer om projektarbetet här). Utställningen handlar om att skapa intresse hos barn och ungdomar för de principer som ligger bakom programmering, visualisering. Mitt projekt innefattade att designa en analog station med temat algoritmer.
Utmaningarna var bland annat följande:
Det jag designade skulle vara roligt att använda, uppmuntra till användning
Det skulle finnas ett inslag av lärande
Man skulle kunna börja från noll, dvs lösningen återställdes innan nästa användare började (som ett spel eller liknande)
Det skulle gå att programmera en “digital tvilling” som visar på hur snabbt en dator hanterar det som tar rätt lång tid för människor.
Sedan tillkom utmaningar under hela designprocessen men detta är ju en del av jobbet.
Design och min kreativa process
Jag arbetat med projektet under fem veckor. Under den perioden hade jag åtskilliga idéer som jag testade, justerade, kasserade och började om. Mitt fokus var på att snabbt komma till test för att antingen kunna utveckla idéen vidare eller komma vidare med generering av nya idéer.
Inspiration och bollplank var min handledare: Mariadele Arcuri Rossini som var projektledare och min handledare. Men även universitetslektor Stefan Gustavson som också är den som byggt min design.
Jag inledde arbetet med att skapa mig själv en förståelse för hur algoritmer fungerade. Mer inspiration skaffade jag genom att se hur andra förklarade algoritmer, men även genom diskussioner med mina mentorer, Mariadele och Stefan.
Under projektets gång genomförde jag ett stort antal tester, dels med hjälp av kollegor men även några barn som ju var primära målgruppen. Meningen med min design var främst att man på ett lekfullt sätt skulle få prova hur en sorteringsalgoritm fungerade. Därför var en viktig parameter vid test att idéen var rolig!
Besök gärna utställningen om ni har vägarna förbi Norrköping och Visualiseringscenter!
Slutlig idé
En av de idéer jag arbetade med var att man kan sortera saker efter vikt. Jag skissade på olika lösningar, bland annat bilar som skulle sorteras efter vikt på en färja. Min slutliga design bestod av att man skulle väga leksakskor och sortera dem efter vikt så att de skulle kunna skickas med posten. I det slutliga utförandet har korna blivit enhörningar. Besökare på utställningen får väga dessa på en balansvåg och sortera från tyngst till lättast eller tvärtom. Sedan drar man i en spak och alla enhörningar tippas iväg. När jag testade denna idé med hjälp av en tidig prototyp tyckte man att idéen var rolig (!). Och de som passerade min plats stannade till och blev nyfikna på vågen och på leksaksdjuren.
Under invigningen på utställningen var återkopplingen också positiv, bland annat sades att idéen var rolig, vilket jag ser som ett gott betyg. Barn hade även svårt att låta bli att testa att väga, designen inbjuder med andra ord till det den var avsedd för.
Första prototypenMin första skiss över stationenSlutligt resultat (tillverkad av Stefan Gustavson, LIU)
Återkoppling på min design
Så här har min handledare Mariadele sagt om det jobb jag gjorde i projektet:
Linda arbetade med vår kommande utställning som försöker förklara avancerade matematiska begrepp med hjälp av olika interaktiva föremål och maskiner. Stationerna visualiserar principen bakom matematiken.
Linda fick i uppgift att designa en av dessa stationer, en som skulle förklara vad en algoritm är. Hon gick igenom alla faser som vi i produktionen brukar gå igenom. Skiss, prototyp på papper, riktig prototyp och alla användartester däremellan. Hon tog sig an uppgiften med hull och hår, och kom med enorm positivitet, massa passande kreativa lösningar och ingen rädsla överhuvudtaget.
Tvärtom, så dödade hon sina darlings utan några större bekymmer så fort användartester visade för mycket negativ respons; hon förstärkte de designval som istället visade sig fungera bra. Linda skapade under sin tid hos oss en makalös installation som förklarar vad en algoritm är på ett roligt, intuitivt och inbjudande sätt – den ställs ut i vår kommande utställning i oktober. Vi hoppas att i framtiden kunna jobba med Linda igen och få mer hjälp med vårt designarbete.
Under gårdagens premiär fick jag ett omnämnande och blommor som tack, vilket värmer. Jag är djupt tacksam över att jag fick delta vid invigningen. Det är ett år sedan jag gjorde min praktik och det kändes som en ära att höra av Mariadele igen.
