Monthly Archives: October 2018

2 posts

Varför ska man involvera slutanvändarna vid digitalisering?

BIldkälla: Pixabay

Det låter för många säkert självklart att slutanvändarna behöver involveras för att en digital produkt (andra produkter också) ska fungera optimalt i den situation där den avser att användas.

Dock är det fortfarande inte självklart överallt.

Kanske har du erfarenhet av en webbplats som du inte förstår, eller att du försöker göra något, t ex en beställning utan att lyckas? Vad gör du då? De allra flest lämnar webbplatsen, bakåtknappen i webbläsaren är en av de mest använda funktionaliteterna i just en webbläsare. Detta känns ofta irriterande och frustrerande.

På en arbetsplats är det nästan ännu värre när de digitala verktygen inte fungerar som vi tror eller om de är svåra att använda. Där måste vi oftast använda applikationerna och system ändå, för att kunna utföra våra arbetsuppgifter. Idag är det dessutom många företag som tala om att digitalisera sin verksamhet.

Det finns några saker som är viktiga att tänka på vid digitalisering:

  • Fundera på nyttan, nyttan och nyttan!
  • Vad ska digitaliseringen bidra med till verksamheten?
  • Undersök de situationer och arbetsflöden som ska digitaliseras, hur gör användarna idag?
  • Vad kan förenklas?
  • Vad kan tas bort?

Genomför sedan digitaliseringen i små steg, förbättra delar av arbetsprocesser. Se till att involvera slutanvändarna och få dem att känna sig delaktiga. Brist på acceptans vid leverans av digitala produkter är den vanligaste orsaken till att leveransen ses som misslyckad. Om användarna inte ser nyttan eller inte förstår hur de ska använda ett system är risken stor att de inte alls använder systemet och använder något annat som de känner till. Risken är också att många lägger ner massor med tid på att försöka förstå HUR man ska göra.

Involvera slutanvändarna i digitaliseringen för att:

  • Minska utbildningstid och kostnad
  • Öka sannolikheten att produkten används
  • Få ut den nytta som förväntas av investeringen i systemen
  • Skapa bättre arbetsmiljö, undvika frustration och irritation pga strul med system

Om man arbetar för bra användbarhet, dvs att det blir enkelt för slutanvändarna att göra rätt, om man fokuserar på faktiska situationer och designar för dessa och att digitaliseringen skapar nytta, då finns det bra förutsättningar för nöjda slutanvändare, positiv användarupplevelse. Vilket även gynnar hela verksamheten.

Design av avtalsflöde

Skriver på postitlappar, Design av avtalsflöde

UTMANING SOM BEHÖVDE LÖSAS

Utmaningen i uppdraget “design av avtalsflöde” bestod i att kunden hade en krånglig digital hantering av avtal. Det fanns en hel många olika mallar som alla var unika dokument. Eftersom flera personer var ansvariga för att skapa och skriva avtal uppstod det ofta fel eftersom man råkade ändra i en mall och spara dessa ändringar.

För att ta reda på vad som var problemet och hur man skulle kunna skapa nytta gjorde vi en gemensam workshop för att kartlägga kundresan.

Den process som vi kartlade såg i stora drag ut som följer:

  • Välj och spara ner samtliga avtalsdokument till egen dator.
  • Öppna respektive dokument
  • Skriv in de uppgifter som krävs och exportera sedan respektive dokument till pdf
  • Öppna den pdf som ska vara först i avtalet
  • Lägg till alla andra pdfer
  • Spara dokumentet och skicka för digital signering

Allt dokumenterades och noterades.

Även känslor och upplevelser undersöktes i verkliga användarsituationer. Utifrån detta var det möjligt att skapa ett schema över arbetsflödet i form av en user journey map där vi noterade de upplevelser som uppstod vid varje “steg under resan”.

Teamet skapade flera idéer om hur situationen skulle kunna förbättras. Vi skissade på ett upplägg som byggde på ett arbetsflöde i en och samma applikation. Ett liknande flöde som tidigare men där en del uppgifter skulle hämtas med automatik plus att samtlig information skulle generera en enda pdf av hela avtalet. Jag gjorde en prototyp och lät användarna testa. De flesta ansåg att detta var precis som de tänkt. Något var oklart, bland annat hur man skulle nå tidigare avtal och hur man skulle kunna redigera till exempel priser. Parallellt med detta undersökte teamet de databaser som data skulle hämtas från samt vilken data som skulle in var i applikationen.

Efter flera omarbetningar av prototypen fanns förutsättningar att börja utveckla grunden för applikationen.

Efter att jag gjort ett förslag på design av avtalsflöde såg det nya digitala arbetsflödet ut så här:

  • Gå in i applikationen (via O365-inlogg där användarna redan är inloggade)
  • Välj “skapa nytt avtal”
  • Följ flödet och fyll i de fält som är tvingande, övrig info hämtas automatiskt, klicka sedan vidare till nästa steg
  • Granska hela avtalet, gå eventuellt tillbaka om något inte stämmer
  • Spara till pdf och skicka automatiskt för digital signering