-design av träffsäkra kundupplevelser-

Design av avtalsflöde

Skriver på postitlappar, Design av avtalsflöde

UTMANING SOM BEHÖVDE LÖSAS

Utmaningen i uppdraget “design av avtalsflöde” bestod i att kunden hade en krånglig digital hantering av avtal. Det fanns en hel många olika mallar som alla var unika dokument. Eftersom flera personer var ansvariga för att skapa och skriva avtal uppstod det ofta fel eftersom man råkade ändra i en mall och spara dessa ändringar.

För att ta reda på vad som var problemet och hur man skulle kunna skapa nytta gjorde vi en gemensam workshop för att kartlägga kundresan.

Den process som vi kartlade såg i stora drag ut som följer:

  • Välj och spara ner samtliga avtalsdokument till egen dator.
  • Öppna respektive dokument
  • Skriv in de uppgifter som krävs och exportera sedan respektive dokument till pdf
  • Öppna den pdf som ska vara först i avtalet
  • Lägg till alla andra pdfer
  • Spara dokumentet och skicka för digital signering

Allt dokumenterades och noterades.

Även känslor och upplevelser undersöktes i verkliga användarsituationer. Utifrån detta var det möjligt att skapa ett schema över arbetsflödet i form av en user journey map där vi noterade de upplevelser som uppstod vid varje “steg under resan”.

Teamet skapade flera idéer om hur situationen skulle kunna förbättras. Vi skissade på ett upplägg som byggde på ett arbetsflöde i en och samma applikation. Ett liknande flöde som tidigare men där en del uppgifter skulle hämtas med automatik plus att samtlig information skulle generera en enda pdf av hela avtalet. Jag gjorde en prototyp och lät användarna testa. De flesta ansåg att detta var precis som de tänkt. Något var oklart, bland annat hur man skulle nå tidigare avtal och hur man skulle kunna redigera till exempel priser. Parallellt med detta undersökte teamet de databaser som data skulle hämtas från samt vilken data som skulle in var i applikationen.

Efter flera omarbetningar av prototypen fanns förutsättningar att börja utveckla grunden för applikationen.

Efter att jag gjort ett förslag på design av avtalsflöde såg det nya digitala arbetsflödet ut så här:

  • Gå in i applikationen (via O365-inlogg där användarna redan är inloggade)
  • Välj “skapa nytt avtal”
  • Följ flödet och fyll i de fält som är tvingande, övrig info hämtas automatiskt, klicka sedan vidare till nästa steg
  • Granska hela avtalet, gå eventuellt tillbaka om något inte stämmer
  • Spara till pdf och skicka automatiskt för digital signering

Lämna en kommentar här

%d bloggers like this: