digital transformation

3 posts

Design Thinking -fokus på lösningar

Design Thinking som tillämpning

Design Thinking är en tillämpning som används inom design för att hålla fokus på lösningar. Om du märker att du ofta tenderar att fastna på problem och köra fast kan detta vara ett sätt för dig att komma vidare.

Design utgår från kreativt tänkande och att man hittar och utvärderar ett flertal lösningar. Det jag ser som särskilt viktigt är att man inte låser sig för hårt för en lösning. Fokus ska ligga på att skapa en så bra lösning som möjligt, inte på att det är den lösning du gillar bäst som ska “vinna”.

Jag ser att det finns en stor nytta i att tillämpa Design Thinking vid digitalisering av verksamheter. Men även vid andra typer av utmaningar som ni som företag ställs inför.

Processen för Design Thinking

Processen ser vid en första anblick linjär ut. Det som därför är viktigt att tänka på är att för en optimal nytta av processen behöver man iterera (göra om) flera gånger. Tänk på att även vara öppen för ny input i form av exempelvis användaråterkoppling för att skapa möjlighet att uppnå de mål man har satt upp.

Tillämpa Design Thinking vid digitalisering

Det som först är viktigt att tänka på innan ni inleder ett digitaliseringsprojekt är att ha ledningen med hela vägen. Det behöver finnas förståelse på alla nivåer i organisationen VARFÖR man önskar utvecklas digitalt. Sätt mål för att få tydlighet kring varför man ska digitalisera. Därför är tydliga mål ett måste och en förutsättning för att sedan kunna mäta effekter av arbetet.
De personer som ska engageras behöver komma från många olika delar av organisationen, inte enbart IT. Syftet med detta är att få med alla typer av verksamheter och behov. Men även att få ett bredare tänkande och delaktighet i projektet.

Börja i det lilla och förbättra under tiden. Inled med en liten del av verksamheten, exempelvis en enstaka process. Ett tips är också att börja med ett team. Sedan kan man öka på med flera processer och team parallellt när man ser att arbetssättet fungerar och man får resultat av arbetet.
Viktiga aktiviteter under arbetet är att diskutera, lyssna, kommunicera. För att kunna göra det krävs tydliga mål med digitaliseringen som alla känner till och kan samlas runt.

Faser i processen

Design Thinking process
Bilden är hämtad från Interaction Design.org, klicka på bilden för att komma dit.

Lära känna användarna (Empathise)

Börja med att undersöka upplevd problematik i nuläget genom att titta på vad som orsakar den samt vem eller vilka berörs.
Metoder för undersökning kan vara kvalitativa undersökningar genom observation och/eller intervjuer om nuläget. Även enkäter av mer kvantitativ natur kan vara tillämpbart i vissa situationer.

Min erfarenhet är att man absolut kan genomföra workshops där användarna får berätta sina behov och önskemål, men om man undersöker genom observation eller mer styrda frågor visas ofta andra saker. Det är inte alltid man minns hur man jobbar eller vad som inte fungerar när någon frågar.
Dokumentera sedan undersökningen genom att svara på följande frågor:

  • Vem berörs?
  • Vilka aktiviteter och processer berörs?
  • I vilken situation/miljö genomförs aktiviteterna, befinner sig användarna?
  • Vilken teknik används?
  • Hur upplever användarna nuläget (kan beskrivas med känslor)?

Ett sätt att dokumentera är att skapa en User Journey Map. Utgå från en tidslinje när de respektive aktiviteterna utförs, vilken teknik de utförs med, vad användarna upplever vid de olika tidpunkterna.

Definiera

Sedan är det dags för er att analysera det som framkommit under observation och intervjuer.
Syftet är att ni ska kunna beskriva utmaningar utifrån verksamhet och användare. Det är viktigt att tänka på att beskriva problematikerna ur ett användarperspektiv.

Lösningsförlag och nya idéer

För att knyta an till och behålla förståelse för användarnas behov under hela projektet: skapa personas! Dessa utgör en beskrivning av enskilda användare inklusive deras uppgifter, behov och upplevelser. Personas bör baseras på verkliga användare i er verksamhet. Fördelen är att detta kan ske utan att alla användare behöver finnas till hands hela tiden.

Ni genererar lösningsförslag med utgångspunkt hos användarna och problematiken som definierats. Generera era lösningsförslag i exempelvis en workshop. Deltagare kan exempelvis vara beställare, övriga intressenter, användare, IT-ansvarig.

Tips på metoder som ni kan använda är brainstorming eller mindmapping. Personligen tycker jag att metoden 10 plus 10 ger en mängd bra uppslag. Det går ut på att snabbt generera 10 lösningsförslag på
problematiken. Skriv ner 10 förslag per deltagare utan att tänka för mycket. Sedan väljer ni ut ett par av dessa att utveckla vidare.

Det är en fördel att i slutet av arbetet ha flera olika lösningar som ni sedan kan testa och utvärdera.

Sammanfattning

Nu har du fått en inblick i de första tre faserna i processen för Design Thinking. I nästa blogginlägg kommer du att få veta mer om de två sista faserna: visualisering/prototyper samt tester.

Facebooktwitterredditpinterestlinkedinmail

Digitalisering är medlet -inte ändamålet

Digitalisering sker i alla verksamheter

Digitalisering i skolan, i vården, inom industrin… Låter det bekant? Det fattas politiska beslut om att digitalisera i ett stort antal offentliga verksamheter. Samtidigt vill de privata verksamheterna såklart också vara i framkant och “hänga med”.

Ett exempel från skolans digitalisering

År 2014 hade i stort sett alla skolor i Sverige pågående eller införda -en dator per elev (Tallvid, M., 2015. 1:1 I KLASSRUMMET – analyser av en pedagogisk praktik i förändring, Göteborg: Göteborgs Universitet.). Den omfattande digitaliseringen skapade en ny kontext både för elever och lärare. En kontext där de kan arbeta, lära och mötas. Att införa och använda digitala verktyg i skolan var och är nödvändigt, många framtida yrken som barnen kommer att arbeta i kommer att kräva digital kompetens.

Problemet som uppstod i många skolor och även i andra verksamheter var att ett flertal lärare inte visste hur de skulle tillämpa datorerna i utbildningen. Många traditionella läroböcker försvann och det uppstod en brist på digitalt material och struktur för lärresurser. Det fanns digitalt material, övningar, appar med mera. Men det saknades struktur och kontroll på vad som var kvalitetsmässigt bra läromedel. Många lärare började producera sitt eget material, vilket blev enormt tidskrävande och stjäl tid från undervisningen (Grönlund, Å., 2014. Att förändra skolan med teknik -bortom “en dator per elev”, Stockholm: Örebro Universitet.)

Det visade sig också att lärare uppskattar de traditionella läromdlen som bland annat utgör ett stöd för planering och genomförande av undervisning.

Varför blev det så här?

Man identifierade att man inom skolan blev mer styrd av IT-avdelningens krav än av skolans egna. IT-avdelningen i sin tur hade krav på sig att ha så få verktyg som möjligt att underhålla. Vidare saknades det strategi från kommunernas sida, vilket även bidrog till att skolan inte prioriterades vid kravställande, upphandling, drift och support. (Grönlund, Å., 2014. Att förändra skolan med teknik -bortom “en dator per elev”, Stockholm: Örebro Universitet.)

Dels tänker jag att problematiken och de utmaningar som uppstått i skolorna har sin grund i att man inte utgick från verksamhetens behov när man beslutade om digitaliseringen. Skolan är bara ett exempel, men det som hände och händer där sker dagligen i många verksamheter. Man har bråttom och vill ” vara med”. Många företag ser det som ren överlevnad att digitalisera. Vilket det absolut kan vara men för att få ut nytta och skapa värde behöver man börja i rätt ände.

Börja med verksamhetens behov

Man kan ställa sig frågan vad som hänt i skolan om man börjat med att undersöka verksamhetens behov. Hur såg användarna (dvs lärarnas och elevernas) kontext ut. Vad gjorde de för aktiviteter varje dag? Var fanns utmaningarna?

Man skulle kunnat ställa frågor som:

  • Vad är komplext att förklara?
  • Var saknas det idag bra och pedagogiska läromedel?
  • Finns det bra forum att mötas digitalt? Finns behovet?
  • Vilka uppgifter är administrativt tunga för lärarna?
  • Finns det ett nationellt utbyte av kompetens mellan lärare och hur fungerar det?
  • Vilka uppgifter finns det behov av att lärare hinner mer av?

Och så vidare. Det viktiga är att involvera målgruppen. Men även att utgå från deras verklighet och att undersöka den kontext där den digitala tekniken ska användas så att den fungerar där. Här skulle man kunna fokusera exempelvis på att frigöra tid för lärare och elever. Mer tid för stöd och samtal, medan andra uppgifter som att rätta prov kanske skulle kunna ske mer automatisk med hjälp av digital teknik.

Sammanfattning

Det finns enorma möjligheter med digitalisering. Jag tänker att vi borde se det mer som en hjälp för oss att både effektivisera men även att prioritera. Med utgångspunkt i verksamheterna ser jag att det finns många aktiviteter som kanske inte borde digitaliseras. Men vilka aktiviteter detta är behöver man undersöka i respektive verksamhet. Börja därför i verksamheten, med användarna, aktiviter, kontexten och den teknik som används. Det finns inte ett facit som kan appliceras på alla. För att skapa positiva användarupplevelser och digitala miljöer där vi trivs behöver digitaliseringen vara medlet inte målet!

 

digitalisering är medlet -inte målet

Facebooktwitterredditpinterestlinkedinmail

Människan central i digital transformation

Digital transformation -vår tids industriella revolution

Digitalisering, digital transformation, vad utgör egentligen skillnaden mellan dessa begrepp som florerar på våra företag? Man kan säga att digital transformation är ett större begrepp som talar om hela verksamhetsförändringen och effekterna av digitalisering. Digitaliseringen är processen att genomföra den digitala transformationen. Det är med andra ord en omvälvning av företagens verksamheter där man både automatiserar manuella arbetsuppgifter men även skapar nya. Det kommer troligen att leda till mindre manuellt och monotont arbete. Samtidigt tror jag att det kommer att finnas större behov av IT-kompetens, beteendevetare och så vidare. Jag tycker att vi borde fundera på vad vi människor är riktigt bra på och var den digitala tekniken gör mest nytta. Människa och teknik kan komplettera varandra om vi nyttjar resurserna till rätt uppgifter.

Nu tänkte jag lämna dessa begrepp och övergå till något som jag ser som det centrala i digitaliseringen. Något som även påverkar effekten man önskar uppnå. Nämligen användarna samt deras vardag och behov. Utan att inkludera berörda människor i den digitala transformationen så riskerar hela projektet att misslyckas.

Utgå alltså från människor, situationer, arbetsuppgifter och upplevelser (se även inlägget om User Journey Map)

Digital teknik ska fungera som ett stöd för det du vill eller behöver genomföra. Med andra ord ska tekniken vara “bra att ha” när man behöver den. Däremot ska tekniken inte skapa frustration eller kännas påtvingad. Då kommer inte önskad effekt med digitaliseringen att uppnås.

Vanliga synsätt

Kanske känner du igen påståenden som:

“-Vi ska digitalisera vår verksamhet, vi gör en beställning från vår IT-avdelning”

“-Bara vi får till en bra kravspec så har vi gjort vårt jobb.”

“-Att involvera användarna tar tid och blir krångligt.”

“-Vi vill bli moderna och attrahera den yngre generationen.”

Det kan vid första anblicken verka som relevanta och bra idéer om hur en digital transformation ska ske. Men det finns en viktig faktor som missas i många fall och det är användarperspektivet. Men även kontexten där den digitala tekniken spelar in.

Det är därför som IT-avdelningen fel ställe att börja. De behöver absolut vara med i projektet och som beställare. Men en stor del av det inledande arbetet handlar om människor, beteenden och miljöer. Jag säger inte heller att man inte behöver en kravspec. Trots allt behöver man ju i slutänden veta vad som ska göras.

Ett digitaliseringsprojekt tar generellt sett inte mer tid bara för att man involverar användarna. Visst behöver de avsätta tid, men många gör det gärna eftersom de då känner sig delaktiga. Detta skapar också en goodwill inför leverans av nya digitala verktyg, användarna har fått vara med. Många misslyckade lanseringar beror på bristande användaracceptans, ofta har man inte alls involverat användarna utan utgått från önskad funktionalitet. Behovet av ett verktyg har varit styrande. Sen är ju avsikterna goda, men det kan kosta mycket pengar med utbildning, tid för strul, missnöjda medarbetare och att man inte alls använder det nya systemet.

Det är inte heller fel att vilja attrahera den yngre generationen, men vad exakt är “modern” och vilken målgrupp mer specifikt i den yngre generationen vänder man sig till? Detta behöver man undersöka för att få ut nytta av en investering i digitala produkter/tjänster (dvs attrahera den yngre generationen).

Designprocessen

Design handlar om att först identifiera nuläget, den “oönsakade” situationen som man vill förändra. Det gör man genom att först undersöka olika aspekter av nuläget, hittar det som “stör” eller skapar negativa upplevelser. Metoder för detta är oftast intervjuer eller observation. Utifrån det man identifierar som nuläge föreslår man sedan en lösning. Den lösningen testas, justeras, testas och justeras (iteration). Man upprepar processen tills man är nöjd med resultatet av testerna och man har en lösning att utveckla. Utöver detta är det viktigt att man testar löpande ända tills den digitala produkten levereras för att den ska fungera i den tänkta kontexten med de aktuella användarna. I många projekt släpper man användarna när man har börjat utveckla, då kan man lätt glida iväg från det initiala behovet. Man går från användarfokus till teknikfokus.

För att digitaliseringen ska skapa nytta för verksamheten behöver fokus ligga på BÅDE användare och teknik genom hela projektet. Därför är det också viktigt att iterera om något visar sig inte fungera vid användningsesterna.

Syftet med att arbeta på det här viset är att skapa den nytta för verksamheten. Med användarfokus i hela digitaliseringsprocessen säkerställer man att den digitala transformationen i slutänden ger den effekt man önskar.

Facebooktwitterredditpinterestlinkedinmail