digitalisering

11 posts

Vad i er verksamhet finns det behov att digitalisera?

Behov att digitalisera -men vad?

Ni har kommit fram till att det finns behov att digitalisera i er verksamhet, men vad?

I mitt förra inlägg berättade jag om behovet av mål och syfte med  digitalisering, dvs varför ni vill göra det.

Jag skrev där om den första av följande frågeställningar:

  • Varför ska vi digitalisera hela eller delar av verksamheten? Sätt mål och beskriv ett önskat läge.
  • I vilka flöden och processer behöver vi digitala verktyg?
  • Ser vi behov av nya tjänster och produkter?

I det här inlägget tänkte jag gå in lite mer på hur ni kan ta reda på vad som ska digitaliseras. Och allt börjar med era mål med digitaliseringen.

behov att digitalisera

Från mål till aktiviteter

Ni har kanske mål som handlar om att effektivisera vissa processer. Eller mål att på ett eller annat sätt spara tid. Kanske vill ni få bort vissa rutinuppgifter eller kontrollmoment i er verksamhet.

När ni har koll på era mål kan ni bryta ner dem i mindre delar, kanske först till delmål och sedan till aktiviteter. Och aktiviteterna kan vara att digitalisera delar av era arbetsprocesser. Det gäller att ta reda på vilka delar.

För att exempelvis kunna effektivisera en arbetsprocess, behöver ni kartlägga processen som den ser ut i nuläget. Dokumentera hela den aktuella processen om ni inte redan har gjort det. För att enklare hitta saker som är repetitiva, krångliga eller svåra osv är det bra att genomföra observation när processen genomförs. Det som är bra med att genomföra observation är att det är lättare att hitta det man söker. Om man frågar någon vad som upplevs krångligt eller svårt blir svaret troligen inte det som verkligen är problemet. Att observera när någon utför arbetsuppgifter ger bra insikter om problematik som finns.

Ett bra sätt att dokumentera observationen är genom att göra en sk User Journey map (läs mer här). Notera vad som görs, om något hjälpmedel används, hur användaren känner sig (upplevelsen) samt förbättringsförslag.

Det är inte alla delar i en arbetsprocess som bör digitaliseras. I ett projekt som jag deltog i kom vi fram till att personlig, muntlig kontakt med patienter var väldigt viktig. Både patienter och ansvariga medarbetare upplevde detta. Innan vi genomförde observation och intervjuer var det just denna del man ville digitalisera med AI. Man ville slippa telefonsamtalen för att spara tid.

Sammanfattning

När ni vet varför ni ska digitalisera är det dags att ta reda på vad som ska digitaliseras. I exemplet ovan var målet att hinna ta emot fler kunder. Men svaret på vad som skulle digitaliseras blev inte att ersätta personliga samtal med AI.

I projektet kom vi fram till var i flödet det fanns behov att digitalisera och vad. Vi upptäckte flera manuella arbetsuppgifter som tog lång tid att genomföra. Det var möjligt att skapa bra digitala lösningar för dessa. Medarbetarna sparade tid och kunde besvara fler samtal. De fick på det viset mer tid för patienterna, vilket bidrog till en positiv upplevelse.

positiv upplevelse

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Varför ska vi digitalisera vår verksamhet?

Varför ska vi digitalisera -skapa en målbild

I förra inlägget berättade jag om att det kan finnas ett värde i digitala verktyg som stöd för din verksamhet. Jag kommer här att fokusera på frågan “varför ska vi digitalisera?”.

Jag avslutade med några frågeställningar:

  • Varför ska vi digitalisera hela eller delar av verksamheten? Sätt mål och beskriv ett önskat läge.
  • I vilka flöden och processer behöver vi digitala verktyg?
  • Ser vi behov av nya tjänster och produkter?

I det här inlägget kommer jag gå in lite djupare på den första frågeställningen.

Varför ska vi digitalisera?

Varför ska vi digitalisera?

Denna fråga låter enkel att svara på. Eller är den det? Många företag och organisationer idag bestämmer sig för att digitalisera sin verksamhet. Ibland sker det utifrån riktlinjer och krav som för skolorna eller så vill man vara modern och hänga med. Det problem som ofta finns är att de som berörs inte vet varför. Det kan också vara så att det är otydligt och svårt att veta var ni ska börja.

Jag vill påstå att den viktigaste aspekten för en lyckad digitalisering är att ni vet erat varför. Det kan antingen handla om att effektivisera verksamheten. Att få bort administration eller moment som upprepas ofta. Det kan också handla om behov av att analysera data och sortera ut värdefulla insikter om t ex era kunders köpbeteende.

En viktig aspekt i ert målarbete är att ni inte ska utgår från vilken digital teknik som ska användas. Det är lätt att sätta mål som: “installera Skype till alla medarbetare”. Utifrån er verksamhet kanske målet snarare är att: “alla medarbetare ska kunna delta på avdelningsmöten, oavsett om de är på plats eller inte”.

Skapa mål

måltavla

Ett sätt att arbeta med mål är att genomföra gemensamma workshops. Det är viktigt med delaktighet i detta arbete. Och att ni sedan förankrar målbilden i hella företaget.

Börja med att kika på nuläget, hur ser det ut idag? Vilka problem upplever ni? Vad är svårt att göra, tar tid osv? Sedan är det dags att ni ser framåt i tiden.

Hur ser ett önskat läge ut? Brainstorming kan vara en sätt att göra detta på för att få med tankar från alla deltagare. Sedan behöver ni prioritera vad som känns mest relevant. Frågor att utgå från kan vara:

  • Hur ser det interna samarbetet ut om två år?
  • Vilken typ av tjänster eller produkter kommer ni att erbjuda era kunder?
  • Var kommer medarbetarna att arbeta?

Fokusera på att sedan formulera konkreta mål. Förankra målen i er verksamhet. Alla ska veta varför ni ska digitalisera och vad det ger för nytta.

Sammanfattning

Det viktigaste i eran digitalisering är att ni utgår från er verksamhet och de behov ni har. Vad vill ni uppnå? Ökad lönsamhet? Bryt då ner den visionen i mindre mål som är konkreta och mätbara. Förankra mål och vision i hela verksamheten.

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Hur ska jag välja digitala verktyg till mitt företag?

Digitala verktyg -behöver jag det?

Det finns idag en uppsjö av digitala verktyg. Möjligheterna att utveckla anpassade verktyg är dessutom oändliga. Många mindre företag har varken kunskap eller resurser för att undersöka vad de behöver. Har du en egen verksamhet eller driver ett mindre företag? Vilka är dina digitala utmaningar?

Det finns många som idag arbetar med att hjälpa företag att digitalisera. Det finns kompetens om hur man väljer rätt digitala verktyg för just din verksamhet. Ofta är den hjälpen kostsam. För att du ska veta vad su ska beställa och minska investeringskostnaden så finns det några saker du kan göra själva först. Framförallt kan du ta reda på vad du och din verksamhet behöver. Detta är något som kommer att vara det första man vill veta om ni väljer att ta hjälp.

Digitala stöd för det du behöver kunna göra

digitala verktyg

Du och de anställda i ditt företag känner er verksamhet allra bäst. Att digitalisera är ofta att likställa med en förändringsresa för ett företag. Ofta vill man många saker men det gäller också att undersöka vad man faktiskt behöver.

Frågor att ställa:

  • Varför ska vi digitalisera hela eller delar av verksamheten? Sätt mål och beskriv ett önskat läge.
  • I vilka flöden och processer behöver vi digitala verktyg?
  • Ser vi behov av nya tjänster och produkter?

Att besvara frågan varför och sätta upp en målbild är det först och viktigaste steget. Utan mål blir det svårt att sedan följa upp att ni nått dit ni önskade.

Kartlägg era arbetsprocesser för att hitta “svaga länkar” och uppgifter som idag inte kan genomföras optimalt. Vissa delar av flödet kanske kan tas bort helt, andra kan stödjas av digitala verktyg.

Möjligheterna idag är oändliga för att skapa nya tjänster med hjälp av digital teknik. Exempelvis kan man erbjuda utökad service med hjälp av data från tidigare kunder. Insamling av data, sortering och analys kan ske helt digitalt. Här är det nästan bara er fantasi som sätter gränserna!

I mitt nästa inlägg kommer jag att gå in närmare på HUR ni kan besvara de tre frågorna ovan. Jag kommer att ge exempel på metoder som hjälper er med arbetet att kartlägga era flöden, arbetsprocesser. Syftet är att du och ditt företag ska ha möjlighet att förbereda er om ni vill digitalisera. Ju mer koll ni har, desto smidigare blir processen att sedan investera.

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Visualisera och testa dina lösningar

Undersök lösningarna genom att visualisera och testa

Nu är det dags för er att visualisera och testa de lösningar som ni genererat (fortsättning från min förra bloggpost). Genom att tillämpa Design Thinking har du och dina kollegor troligen ett antal olika lösningar som behöver undersökas mer.

Visualisera och testa med prototyper

Visualisera

Ett första steg i att visualisera idéerna är att ni skapar ett flödesschema över den föreslagna lösningen. Då får ni även möjlighet att fundera igenom vad som ska hända vid varje interaktion. Detta skapar samtidigt möjlighet att se om det saknas något. För att kunna visualisera och testa lösningsförslag är det bra att göra prototyper. Dessa går oftast snabbt att göra. Fördelen är att man håller ner kostnaden jämfört med att programmera för att testa. Samtidigt kan ni testa och utvärdera lösningarna samt skapa en gemensam bild av vad det är ni vill göra.

I sin enklaste form kan en prototyp bestå av ett antal pappersskisser där ni “bläddrar” bild när någon interagerar med en funktion. Detta är ett bra sätt att testa enstaka funktioner. Vill man ha en mer utvecklad visuell bild för att diskutera funktionalitet, layout osv kan ni göra digitala prototyper. Dessa är klickbara men oftast utan kod ”bakom”. Det ni gör då är att ni simulerar funktionalitet.

Exempel på sådant som kan vara bra att testa innan du färdigställer din hemsida är om besökare gör det du vill att de ska göra. Klickar de på ditt erbjudande? Är din hemsida tydlig, förstår besökaren vad man kan göra eller köpa och hur?

Olika detaljeringsnivå

En prototyp kan som sagt vara detaljrik. Den kan visuellt se ut som den färdiga applikationen. Alternativt kan en prototyp innehålla endast relevant funktionalitet för det ni vill testa. Era behov avgör vad som ska testas med hjälp prototypen.

Det är en fördel i att göra förbättringar i prototyperna efter varje test Syftet är att eliminera uppenbara fel eller att justera det som inte uppfyller era krav. Det är bra om ni har möjlighet att testa flera av era lösningsförslag. Då får ni överblick över för- och nackdelar med olika lösningar samt hjälp att ringa in den lösning som bäst matchar behov och användningsområde.

Exempel

Klicka här för att se ett exempel på en digital prototyp. Just denna har jag skapat i ett program som heter Adobe XD men det finns ett stort antal andra program också som man kan använda. I sin enklaste form är som jag nämnde även skisser på papper ett sätt att utvärdera olika lösningar. Fördelen med Adobe XD är att det är relativt låg inlärningströskel samt att man snabbt kan publicera sina prototyper. Jag trivs även med att arbeta i det gränssnittet.

Tester

Visualisera och testa

Det finns många typer av tester att genomföra:

  • Användningstester
  • Funktionalitetstest
  • Användbarhetstest
  • Måluppfyllnadstest

Testerna ska baseras på de mål som ni har satt med digitaliseringen (exempelvis att spara X minuter på en funktion). För att genomföra testet bestämmer ni ett antal aktiviteter som ska genomföras i en viss ordning. Det är bra att utgå från prototyper eller skisser i testerna för att minimera kostnaden för tester och de behov av justeringar som uppstår efter.

Om ni vill exempelvis vill testa användbarheten på en hemsida kan ni skapa olika uppgifter för testpersonerna som går ut på att förstå och hitta olika objekt/funktioner. Då sitter du med under testet och dokumentera det som sker för att kunna identifiera sådant som inte är intuitivt eller rent av svårt.
Viktigt att tänka på är att dokumentera under testet, efteråt kommer man oftast inte ihåg alla detaljer.
Det som egentligen är bäst är om man har möjlighet att filma (vilket man inte alltid har), men att anteckna fungerar också bra.

Läs mer om tester här.

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Design Thinking -fokus på lösningar

Design Thinking som tillämpning

Design Thinking är en tillämpning som används inom design för att hålla fokus på lösningar. Om du märker att du ofta tenderar att fastna på problem och köra fast kan detta vara ett sätt för dig att komma vidare.

Design utgår från kreativt tänkande och att man hittar och utvärderar ett flertal lösningar. Det jag ser som särskilt viktigt är att man inte låser sig för hårt för en lösning. Fokus ska ligga på att skapa en så bra lösning som möjligt, inte på att det är den lösning du gillar bäst som ska “vinna”.

Jag ser att det finns en stor nytta i att tillämpa Design Thinking vid digitalisering av verksamheter. Men även vid andra typer av utmaningar som ni som företag ställs inför.

Processen för Design Thinking

Processen ser vid en första anblick linjär ut. Det som därför är viktigt att tänka på är att för en optimal nytta av processen behöver man iterera (göra om) flera gånger. Tänk på att även vara öppen för ny input i form av exempelvis användaråterkoppling för att skapa möjlighet att uppnå de mål man har satt upp.

Tillämpa Design Thinking vid digitalisering

Det som först är viktigt att tänka på innan ni inleder ett digitaliseringsprojekt är att ha ledningen med hela vägen. Det behöver finnas förståelse på alla nivåer i organisationen VARFÖR man önskar utvecklas digitalt. Sätt mål för att få tydlighet kring varför man ska digitalisera. Därför är tydliga mål ett måste och en förutsättning för att sedan kunna mäta effekter av arbetet.
De personer som ska engageras behöver komma från många olika delar av organisationen, inte enbart IT. Syftet med detta är att få med alla typer av verksamheter och behov. Men även att få ett bredare tänkande och delaktighet i projektet.

Börja i det lilla och förbättra under tiden. Inled med en liten del av verksamheten, exempelvis en enstaka process. Ett tips är också att börja med ett team. Sedan kan man öka på med flera processer och team parallellt när man ser att arbetssättet fungerar och man får resultat av arbetet.
Viktiga aktiviteter under arbetet är att diskutera, lyssna, kommunicera. För att kunna göra det krävs tydliga mål med digitaliseringen som alla känner till och kan samlas runt.

Faser i processen

Design Thinking process
Bilden är hämtad från Interaction Design.org, klicka på bilden för att komma dit.

Lära känna användarna (Empathise)

Börja med att undersöka upplevd problematik i nuläget genom att titta på vad som orsakar den samt vem eller vilka berörs.
Metoder för undersökning kan vara kvalitativa undersökningar genom observation och/eller intervjuer om nuläget. Även enkäter av mer kvantitativ natur kan vara tillämpbart i vissa situationer.

Min erfarenhet är att man absolut kan genomföra workshops där användarna får berätta sina behov och önskemål, men om man undersöker genom observation eller mer styrda frågor visas ofta andra saker. Det är inte alltid man minns hur man jobbar eller vad som inte fungerar när någon frågar.
Dokumentera sedan undersökningen genom att svara på följande frågor:

  • Vem berörs?
  • Vilka aktiviteter och processer berörs?
  • I vilken situation/miljö genomförs aktiviteterna, befinner sig användarna?
  • Vilken teknik används?
  • Hur upplever användarna nuläget (kan beskrivas med känslor)?

Ett sätt att dokumentera är att skapa en User Journey Map. Utgå från en tidslinje när de respektive aktiviteterna utförs, vilken teknik de utförs med, vad användarna upplever vid de olika tidpunkterna.

Definiera

Sedan är det dags för er att analysera det som framkommit under observation och intervjuer.
Syftet är att ni ska kunna beskriva utmaningar utifrån verksamhet och användare. Det är viktigt att tänka på att beskriva problematikerna ur ett användarperspektiv.

Lösningsförlag och nya idéer

För att knyta an till och behålla förståelse för användarnas behov under hela projektet: skapa personas! Dessa utgör en beskrivning av enskilda användare inklusive deras uppgifter, behov och upplevelser. Personas bör baseras på verkliga användare i er verksamhet. Fördelen är att detta kan ske utan att alla användare behöver finnas till hands hela tiden.

Ni genererar lösningsförslag med utgångspunkt hos användarna och problematiken som definierats. Generera era lösningsförslag i exempelvis en workshop. Deltagare kan exempelvis vara beställare, övriga intressenter, användare, IT-ansvarig.

Tips på metoder som ni kan använda är brainstorming eller mindmapping. Personligen tycker jag att metoden 10 plus 10 ger en mängd bra uppslag. Det går ut på att snabbt generera 10 lösningsförslag på
problematiken. Skriv ner 10 förslag per deltagare utan att tänka för mycket. Sedan väljer ni ut ett par av dessa att utveckla vidare.

Det är en fördel att i slutet av arbetet ha flera olika lösningar som ni sedan kan testa och utvärdera.

Sammanfattning

Nu har du fått en inblick i de första tre faserna i processen för Design Thinking. I nästa blogginlägg kommer du att få veta mer om de två sista faserna: visualisering/prototyper samt tester.

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Frigör tid med digitalisering

Frigör tid

Frigör tid med digital teknik

Frigör tid genom att digitalisera, kanske låter det som en klyscha. Men det är det idag möjligt att göra så mycket mer än att “bara” konvertera manuella processer till digitala. Många företag idag genomför främst denna typ av digitalisering. Det vill säga att de konverterar manuella arbetsuppgifter till digitala. Ett annat alternativ är att man byter system eller verktyg. Om systemet fungerar bra och underlättar vardagen så blir det en lyckad investering.

En annan vanlig åtgärd är utveckling av automatiserade processer. Denna automatik är möjlig tack vare exempelvis olika typer av AI-funktionalitet eller beräkningar. Det är möjligt att utveckla program som sköter någon del av en arbetsprocess automatiskt. I sin enklaste form kan det handla om formler i Excel. Det finns näst intill oändliga möjligheter med hjälp av bland annat taligenkänning, bildigenkänning, sortering och sökning i stora mängder data. Det finns idag, rent tekniskt, möjligheter att både effektivisera verksamheter och frigöra tid för de anställda. Denna tid kan sedan användas för bland annat relationsskapande, ledarskap, verksamhetsutveckling och kundkontakter. Dvs för att dra nytta av egenskaper som är unika för människor. 

Ny teknik -nya möjligheter

Med den teknik som finns idag är möjligheterna stora att prioritera sin tid på bättre sätt. Många företag har idag påbörjat sin digitaliseringsresa. Det som ofta är en utmaning är att veta “var man ska” eller var man ska börja. Ofta finns det stora tidsvinster i att hitta delar i befintliga processer som kan effektiviseras. Samtidigt är det ofta lockande att tänka teknik och lösning först. Men för att nå den nytta man önskar och verkligen få effekt av digitaliseringen behöver man börja i själva verksamheten. Dvs med människorna, arbetsuppgifterna och kontexten. Sedan behöver man undersöka vilken möjlighet tekniken erbjuder för att lösa eventuella utmaningar. 

Nya affärsmodeller och produkter

Ofta räcker det långt att konvertera manuella processer till digitala eller automatisera arbetsuppgifter. Här finns det mycket tid att spara. Men för att skapa skillnad och verkligen kunna dra nytta av den digitala tekniken behöver man i ett nästa steg tänka i helt nya banor. Jag ser att det är nödvändigt att börja i nuläget i aktuell verksamhet, och med att man sätter upp mål. Beroende på var man befinner sig kan ett lönsamhetsmål uppnås på flera sätt. Dels genom effektivare processer. Men även genom att skapa helt nya affärsmodeller och produkter med hjälp av digital teknik. Detta kan ofta vara nästa steg för att verkligen digitalisera sin verksamhet fullt ut.

Vad det handlar om är att man med hjälp av analyser av stora datamängder kan fatta bättre och snabbare beslut, vilket genererar ett bättre resultat. Man kan med stöd av digital teknik få ut analyser av kundinformation, data från sociala medier och så vidare. Detta skapar i sig också möjlighet till bättre användar- och kundupplevelser.

Det är möjligt att skapa nya produkter till sina kunder tack vare snabbare analys, bedömning och sortering av stora mängder ostrukturerad data. Exempel på det kan vara produkter och tjänster som levererar urval baserade på användarens preferenser, plats, aktiviteter och så vidare. 

Här kan ni läsa mer om skillnaderna mellan begrepp som mekanisering, automatisering och digitalisering: https://issuu.com/iva-publikationer/docs/201712-iva-smartindustri-rapport

Sammanfattning digitalisering

  • Undersök ert nuläge, kartlägg, dokumentera era processer och kontext
  • Sätt verksamhetsmål som ni vill uppnå med digitaliseringen
  • Brainstorma om alternativa lösningar, tjänster och produkter som skulle kunna leda till målen
  • Undersök tekniska förutsättningar
  • Prioritera lösningar att utveckla
  • Ha med verksamhetens mål och användare i hela processen
  • Testa, justera (iterera) för att säkerställa att önskade effekter uppnås

Framförallt: glöm inte bort att börja där du och din verksamhet befinner er. Trots all häftig teknik och alla möjligheter är det bättre att dela upp digitaliseringen i mindre bitar. Och att utgå från er och era mål samt behov. Att ha en önskan om att frigöra tid är ett mål som passar en del verksamheter. Vilka är era största utmaningar just nu? 

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Digitalisering är medlet -inte ändamålet

Digitalisering sker i alla verksamheter

Digitalisering i skolan, i vården, inom industrin… Låter det bekant? Det fattas politiska beslut om att digitalisera i ett stort antal offentliga verksamheter. Samtidigt vill de privata verksamheterna såklart också vara i framkant och “hänga med”.

Ett exempel från skolans digitalisering

År 2014 hade i stort sett alla skolor i Sverige pågående eller införda -en dator per elev (Tallvid, M., 2015. 1:1 I KLASSRUMMET – analyser av en pedagogisk praktik i förändring, Göteborg: Göteborgs Universitet.). Den omfattande digitaliseringen skapade en ny kontext både för elever och lärare. En kontext där de kan arbeta, lära och mötas. Att införa och använda digitala verktyg i skolan var och är nödvändigt, många framtida yrken som barnen kommer att arbeta i kommer att kräva digital kompetens.

Problemet som uppstod i många skolor och även i andra verksamheter var att ett flertal lärare inte visste hur de skulle tillämpa datorerna i utbildningen. Många traditionella läroböcker försvann och det uppstod en brist på digitalt material och struktur för lärresurser. Det fanns digitalt material, övningar, appar med mera. Men det saknades struktur och kontroll på vad som var kvalitetsmässigt bra läromedel. Många lärare började producera sitt eget material, vilket blev enormt tidskrävande och stjäl tid från undervisningen (Grönlund, Å., 2014. Att förändra skolan med teknik -bortom “en dator per elev”, Stockholm: Örebro Universitet.)

Det visade sig också att lärare uppskattar de traditionella läromdlen som bland annat utgör ett stöd för planering och genomförande av undervisning.

Varför blev det så här?

Man identifierade att man inom skolan blev mer styrd av IT-avdelningens krav än av skolans egna. IT-avdelningen i sin tur hade krav på sig att ha så få verktyg som möjligt att underhålla. Vidare saknades det strategi från kommunernas sida, vilket även bidrog till att skolan inte prioriterades vid kravställande, upphandling, drift och support. (Grönlund, Å., 2014. Att förändra skolan med teknik -bortom “en dator per elev”, Stockholm: Örebro Universitet.)

Dels tänker jag att problematiken och de utmaningar som uppstått i skolorna har sin grund i att man inte utgick från verksamhetens behov när man beslutade om digitaliseringen. Skolan är bara ett exempel, men det som hände och händer där sker dagligen i många verksamheter. Man har bråttom och vill ” vara med”. Många företag ser det som ren överlevnad att digitalisera. Vilket det absolut kan vara men för att få ut nytta och skapa värde behöver man börja i rätt ände.

Börja med verksamhetens behov

Man kan ställa sig frågan vad som hänt i skolan om man börjat med att undersöka verksamhetens behov. Hur såg användarna (dvs lärarnas och elevernas) kontext ut. Vad gjorde de för aktiviteter varje dag? Var fanns utmaningarna?

Man skulle kunnat ställa frågor som:

  • Vad är komplext att förklara?
  • Var saknas det idag bra och pedagogiska läromedel?
  • Finns det bra forum att mötas digitalt? Finns behovet?
  • Vilka uppgifter är administrativt tunga för lärarna?
  • Finns det ett nationellt utbyte av kompetens mellan lärare och hur fungerar det?
  • Vilka uppgifter finns det behov av att lärare hinner mer av?

Och så vidare. Det viktiga är att involvera målgruppen. Men även att utgå från deras verklighet och att undersöka den kontext där den digitala tekniken ska användas så att den fungerar där. Här skulle man kunna fokusera exempelvis på att frigöra tid för lärare och elever. Mer tid för stöd och samtal, medan andra uppgifter som att rätta prov kanske skulle kunna ske mer automatisk med hjälp av digital teknik.

Sammanfattning

Det finns enorma möjligheter med digitalisering. Jag tänker att vi borde se det mer som en hjälp för oss att både effektivisera men även att prioritera. Med utgångspunkt i verksamheterna ser jag att det finns många aktiviteter som kanske inte borde digitaliseras. Men vilka aktiviteter detta är behöver man undersöka i respektive verksamhet. Börja därför i verksamheten, med användarna, aktiviter, kontexten och den teknik som används. Det finns inte ett facit som kan appliceras på alla. För att skapa positiva användarupplevelser och digitala miljöer där vi trivs behöver digitaliseringen vara medlet inte målet!

 

digitalisering är medlet -inte målet

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Digitalisera med användaren i fokus

Bildkälla: Canva.com

I dagens digitala värld går allt väldigt fort, det är lättare än man tror att missa användarna, människorna som sitter mitt i digitaliseringen.
Det är roligt med ny teknik och lätt att ha stort teknikfokus. Men i slutänden finns det alltid en eller flera användare, rimligen borde även de vara i fokus.
Inkludera ett användarfokus så får du digitala miljöer och verktyg som faktiskt accepteras och används. Digitalisering är inte för digitaliseringens skull utan för att skapa nytta, förenkla, stödja användare och verksamheter.

Det är där allt börjar med människor som ska använda de digitala verktygen, med verksamheter och situationer, med arbetsuppgifter samt tillgänglig teknik. Innan ni digitaliserar, se till att inkludera och undersök alla parametrar. Ta reda på och specificera erat varför och den tänkta nyttan. Den vanligaste orsaken till att IT-projekt ses som misslyckade är brist på användaracceptans vid leveransen. Det känns ju inte speciellt roligt när en stor investering inte blir lyckad och när den inte tillför något till verksamheten, eller hur?

Du har säkert också stött på komplicerade program eller applikationer eller råkat ut för att du inte hittat en funktion eller så har det du önskat göra tagit orimligt lång tid. När jag stöter på något liknande, exempelvis att jag vill dela något med mina kollegor och jag inte lyckas för för att jag inte hittar eller förstår brukar någon ofta säga “men du gör bara så här, så här och sedan så här”. Då brukar jag säga: så krångligt ska det inte behöva vara! Jag får då ofta svaret att det bara är att lära sig, det är enklare när man gjort det några gånger. Hur mycket tid tar sådant här för verksamheter? Hur mycket tid tar det att anställda sitter och klurar på hur de ska göra saker eller helt enkelt letar andra alternativ? När man beställer applikationer och verktyg är därför användningssituationen och användarna väldigt viktiga aspekter.

För någon verksamhet kan digitaliseringen skapa nytta genom att man får en automatik i att skicka dokument för granskning, för andra kan det vara att enkelt kunna dokumentera utanför arbetsplatsen och sedan ha en sökbar dokumentation som alltid finns till hands. Det går inte att i förhand säga vad som gör störst nytta för en specifik verksamhet men genom att kartlägga och undersöka användare, situation, aktiviteter och teknik så är det möjligt att hitta nytta och behov.

För att användarna ska få en positiv användarupplevelse krävs inte endast god användbarhet utan även att den digitala produkten skapar nytta och ger ett värde. Detta oavsett om det handlar om en e-handelssida eller en ekonomi applikation internt i ett företag. Om människor inte förstår en produkt eller om den inte förstår människorna som ska använda den så blir ofta konsekvensen att man inte använder produkten eller att man lägger ner oerhört mycket tid på att förstå.

Involvera slutanvändarna för att hitta den nytta som digitaliseringen ska ge, fokusera på både användarna och tekniken, bägge är viktiga aspekter för en lyckad investering.

 

 Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Varför ska man involvera slutanvändarna vid digitalisering?

BIldkälla: Pixabay

Det låter för många säkert självklart att slutanvändarna behöver involveras för att en digital produkt (andra produkter också) ska fungera optimalt i den situation där den avser att användas.

Dock är det fortfarande inte självklart överallt.

Kanske har du erfarenhet av en webbplats som du inte förstår, eller att du försöker göra något, t ex en beställning utan att lyckas? Vad gör du då? De allra flest lämnar webbplatsen, bakåtknappen i webbläsaren är en av de mest använda funktionaliteterna i just en webbläsare. Detta känns ofta irriterande och frustrerande.

På en arbetsplats är det nästan ännu värre när de digitala verktygen inte fungerar som vi tror eller om de är svåra att använda. Där måste vi oftast använda applikationerna och system ändå, för att kunna utföra våra arbetsuppgifter. Idag är det dessutom många företag som tala om att digitalisera sin verksamhet.

Det finns några saker som är viktiga att tänka på vid digitalisering:

  • Fundera på nyttan, nyttan och nyttan!
  • Vad ska digitaliseringen bidra med till verksamheten?
  • Undersök de situationer och arbetsflöden som ska digitaliseras, hur gör användarna idag?
  • Vad kan förenklas?
  • Vad kan tas bort?

Genomför sedan digitaliseringen i små steg, förbättra delar av arbetsprocesser. Se till att involvera slutanvändarna och få dem att känna sig delaktiga. Brist på acceptans vid leverans av digitala produkter är den vanligaste orsaken till att leveransen ses som misslyckad. Om användarna inte ser nyttan eller inte förstår hur de ska använda ett system är risken stor att de inte alls använder systemet och använder något annat som de känner till. Risken är också att många lägger ner massor med tid på att försöka förstå HUR man ska göra.

Involvera slutanvändarna i digitaliseringen för att:

  • Minska utbildningstid och kostnad
  • Öka sannolikheten att produkten används
  • Få ut den nytta som förväntas av investeringen i systemen
  • Skapa bättre arbetsmiljö, undvika frustration och irritation pga strul med system

Om man arbetar för bra användbarhet, dvs att det blir enkelt för slutanvändarna att göra rätt, om man fokuserar på faktiska situationer och designar för dessa och att digitaliseringen skapar nytta, då finns det bra förutsättningar för nöjda slutanvändare, positiv användarupplevelse. Vilket även gynnar hela verksamheten.Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Kartläggning och förenkling av arbetsflöde

Bildkälla: Pixabay

Problemet som fanns var en digital hantering av avtal som var lång och krånglig. Det fanns en hel uppsjö av mallar varav de alla var unika dokument. Eftersom flera personer var ansvariga för att skapa och skriva avtal fanns även en stor felkälla i att man ibland råkade ändra i en mall och spara dessa ändringar.

För att ta reda på vad som var problemet och hur man skulle kunna skapa nytta genom att bygga en digital applikation som stödjer användarna samlades användarna och gick tillsammans med UX och utvecklare igenom hela arbetsprocessen.

Processen såg i stora drag ut som följer:

  • Välj och spara ner samtliga avtalsdokument till egen dator.
  • Öppna respektive dokument
  • Skriv in de uppgifter som krävs och exportera sedan respektive dokument till pdf
  • Öppna den pdf som ska vara först i avtalet
  • Lägg till alla andra pdfer
  • Spara dokumentet och skicka för digital signering

Allt dokumenterades och noterades, så gjordes även med detaljer som handlade om frustration, väntan och oklarheter under arbetet. Dessa känslor och upplevelser kändes primära i designprocessen. Utifrån detta var det möjligt att skapa ett schema över arbetsflödet, användarresan och notera de upplevelser som uppstod vid varje “steg under resan”.

Teamet genererade idéer om hur situationen skulle kunna förbättras. Vi skissade på ett upplägg som byggde på ett arbetsflöde i en och samma applikation, liknande flöde som tidigare men där en del uppgifter skulle hämtas med automatik plus att samtlig information i slutänden skulle generera en pdf av hela avtalet. Jag gjorde en prototyp och lät användarna testa. De flesta ansåg att detta var precis som de tänkt. Något var oklart, bland annat hur man skulle nå tidigare avtal och hur man skulle kunna redigera till exempel priser. Parallellt med detta undersökte teamet de databaser som datan skulle hämtas från samt vilken data som skulle in var i applikationen.

Efter flera omarbetningar av prototypen fanns förutsättningar att börja utveckla grunden för applikationen.

Det nya digitala arbetsflödet skulle i stora drag se ut så här:

  • Gå in i applikationen (via O365-inlogg där användarna redan är inloggande)
  • Välj “skapa nytt avtal”
  • Följ flödet och fyll i de fält som är tvingande, övrig info hämtas automatiskt, klicka sedan vidare till nästa steg
  • Granska hela avtalet, gå ev tillbaka om något inte stämmer
  • Spara till pdf och skicka automatiskt för digital signering

 Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Prototyper som verktyg för att designa digitala lösningar

Foto källa: Pixabay

Användarsituation och värde för verksamheten

Digitalisering är idag ett begrepp som används i många sammanhang. Och alla vill digitalisera. Jag känner att begreppet ofta är abstrakt och att beställaren själv ofta inte vet vad de vill eller varför de ska digitalisera delar av sin verksamhet. Som UX börjar jag med att undersöka HUR användarna arbetar idag och vad som tar mest tid. Jag frågar även beställaren varför de ville göra projektet. Jag vill hjälpa kunden att nyttan med att investera i ett utvecklingsprojekt.

Jag arbetade i ett specifikt fall inledningsvis med att skapa en User Journey map tillsammans med flera slutanvändare under en dag. Vi undersökte gemensamt, (jag, slutanvändarna och systemutvecklare) kundens arbetssätt, vilka system de använde för arbetsuppgifterna samt vilka tjänster de erbjuder sina kunder. Vi utgick från större arbetsuppgifter som “skapa en nya avtal” och bröt ner det i mindre aktiviteter. I undersökningen kunde vi identifiera både dubbeljobb och funktionalitet som verkade saknas för att underlätta för användarna. Vi noterade även känslor och upplevelser hos användarna under de olika aktiviteterna som utfördes. Nyttan skulle kunna vara att bara behöva mata in uppgifter på ett ställe och få en enklare administrativ hantering.

Eftersom vi inledningsvis utgick från de uttalade önskemålen från beställaren (inte slutanvändarna) kunde vi inledningsvis konstatera att projektet skulle bli väldigt komplext och jag kände mig osäker på om de skulle få ut en nytta som skulle väga upp den investering de avsåg att göra. Tillsammans med mitt team arbetade vi vidare utifrån användarresan vi kartlagt.

Jag skapade en struktur för all undersökningsdata, alla aktiviteter som skulle utföras i plattformen och en översiktlig sitekarta samt en prototyp, kombinerad av det som önskats muntligt och det som visats vid kartläggningen av användarsituationen.

Vid en diskussion med kund utifrån prototypen insåg kunden att de aldrig skulle kunna få lönsamhet på detta eftersom projektet  skulle bli väldigt komplext, och dyrt. Vi kom överens om att backa lite och fokusera på färre funktioner och aktiviteter som skulle kunna skapa nytta för slutanvändarna.

Min bild är att man ofta “viker sig” för beställares önskemål och krav och kör på för att man gärna vill ha jobbet, med resultatet att man får ett evighetsprojekt som inte blir hälften så bra som beställaren förväntar sig. Plus att man inte får igen pengarna man investerat för att nyttan uteblir. Om man arbetar direkt utifrån den verkliga situationen där slutanvändarna befinner sig och involverar dem i designprocessen så är det mycket enklare att tillföra nytta för verksamheten genom digitala lösningar som är anpassade till användningen.Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail