user journey

1 post

Kartläggning och förenkling av arbetsflöde

Bildkälla: Pixabay

UTMANING SOM BEHÖVDE LÖSAS

Utmaningen som kunden hade var en digital hantering av avtal som var lång och krånglig. Det fanns en hel uppsjö av mallar som alla var unika dokument. Eftersom flera personer var ansvariga för att skapa och skriva avtal uppstod det ofta fel eftersom man råkade ändra i en mall och spara dessa ändringar.

För att ta reda på vad som var problemet och hur man skulle kunna skapa nytta samlades jag och användarna i en gemensam workshop med utvecklarna.

Den process som vi kartlade såg i stora drag ut som följer:

  • Välj och spara ner samtliga avtalsdokument till egen dator.
  • Öppna respektive dokument
  • Skriv in de uppgifter som krävs och exportera sedan respektive dokument till pdf
  • Öppna den pdf som ska vara först i avtalet
  • Lägg till alla andra pdfer
  • Spara dokumentet och skicka för digital signering

Allt dokumenterades och noterades.

Även känslor och upplevelser undersöktes i verkliga användarsituationer. Utifrån detta var det möjligt att skapa ett schema över arbetsflödet i form av en user journey map (användarresa) där vi noterade de upplevelser som uppstod vid varje “steg under resan”.

Teamet genererade idéer om hur situationen skulle kunna förbättras. Vi skissade på ett upplägg som byggde på ett arbetsflöde i en och samma applikation, liknande flöde som tidigare men där en del uppgifter skulle hämtas med automatik plus att samtlig information i slutänden skulle generera en pdf av hela avtalet. Jag gjorde en prototyp och lät användarna testa. De flesta ansåg att detta var precis som de tänkt. Något var oklart, bland annat hur man skulle nå tidigare avtal och hur man skulle kunna redigera till exempel priser. Parallellt med detta undersökte teamet de databaser som datan skulle hämtas från samt vilken data som skulle in var i applikationen.

Efter flera omarbetningar av prototypen fanns förutsättningar att börja utveckla grunden för applikationen.

Det nya digitala arbetsflödet skulle i stora drag se ut så här:

  • Gå in i applikationen (via O365-inlogg där användarna redan är inloggande)
  • Välj “skapa nytt avtal”
  • Följ flödet och fyll i de fält som är tvingande, övrig info hämtas automatiskt, klicka sedan vidare till nästa steg
  • Granska hela avtalet, gå ev tillbaka om något inte stämmer
  • Spara till pdf och skicka automatiskt för digital signering
Facebooktwitterredditpinterestlinkedinmail