Yearly Archives: 2018

10 posts

Design av avtalsflöde

Skriver på postitlappar, Design av avtalsflöde

UTMANING SOM BEHÖVDE LÖSAS

Utmaningen i uppdraget “design av avtalsflöde” bestod i att kunden hade en krånglig digital hantering av avtal. Det fanns en hel många olika mallar som alla var unika dokument. Eftersom flera personer var ansvariga för att skapa och skriva avtal uppstod det ofta fel eftersom man råkade ändra i en mall och spara dessa ändringar.

För att ta reda på vad som var problemet och hur man skulle kunna skapa nytta gjorde vi en gemensam workshop för att kartlägga kundresan.

Den process som vi kartlade såg i stora drag ut som följer:

  • Välj och spara ner samtliga avtalsdokument till egen dator.
  • Öppna respektive dokument
  • Skriv in de uppgifter som krävs och exportera sedan respektive dokument till pdf
  • Öppna den pdf som ska vara först i avtalet
  • Lägg till alla andra pdfer
  • Spara dokumentet och skicka för digital signering

Allt dokumenterades och noterades.

Även känslor och upplevelser undersöktes i verkliga användarsituationer. Utifrån detta var det möjligt att skapa ett schema över arbetsflödet i form av en user journey map där vi noterade de upplevelser som uppstod vid varje “steg under resan”.

Teamet skapade flera idéer om hur situationen skulle kunna förbättras. Vi skissade på ett upplägg som byggde på ett arbetsflöde i en och samma applikation. Ett liknande flöde som tidigare men där en del uppgifter skulle hämtas med automatik plus att samtlig information skulle generera en enda pdf av hela avtalet. Jag gjorde en prototyp och lät användarna testa. De flesta ansåg att detta var precis som de tänkt. Något var oklart, bland annat hur man skulle nå tidigare avtal och hur man skulle kunna redigera till exempel priser. Parallellt med detta undersökte teamet de databaser som data skulle hämtas från samt vilken data som skulle in var i applikationen.

Efter flera omarbetningar av prototypen fanns förutsättningar att börja utveckla grunden för applikationen.

Efter att jag gjort ett förslag på design av avtalsflöde såg det nya digitala arbetsflödet ut så här:

  • Gå in i applikationen (via O365-inlogg där användarna redan är inloggade)
  • Välj “skapa nytt avtal”
  • Följ flödet och fyll i de fält som är tvingande, övrig info hämtas automatiskt, klicka sedan vidare till nästa steg
  • Granska hela avtalet, gå eventuellt tillbaka om något inte stämmer
  • Spara till pdf och skicka automatiskt för digital signering

Prototyper som verktyg för att designa digitala lösningar

prototyper som verktyg, kvinna jobbar vid dator
protoprototyper s

DIGITALISERA FÖR ATT SKAPA NYTTA

Att skapa prototyper som verktyg för användbara hemsidor och andra online verktyg är ett bra sätt att kunna verifiera att lösningen fungerar bra.

Digitalisering är ett begrepp som används i många sammanhang. Alla vill digitalisera. Jag känner att begreppet ofta är svårt att tolka. Beställaren vet ofta inte vad de vill eller varför de ska digitalisera. Som upplevelsedesigner börjar jag alla uppdrag med att undersöka hur man arbetar idag och vad som tar mest tid. Jag vill hjälpa kunden att skapa nytta genom digitaliseringen.

USER JOURNEY MAP

I ett projekt börjar jag med att tillsammans med kund skapa en User Journey map (användarresa). Vi undersöker gemensamt, (jag, slutanvändarna och systemutvecklare) kundens arbetssätt. Det är även viktigt att veta vilka system de använder i nuläget. I ett specifikt projekt utgick vi från större arbetsuppgifter som “skapa nytt avtal” och bröt ner det i mindre aktiviteter. I undersökningen identifierade vi dubbeljobb och funktionalitet som saknades. Vi noterade även känslor och upplevelser hos användarna under de olika aktiviteterna som utfördes. Nyttan skulle kunna vara att bara behöva mata in uppgifter på ett ställe och få en enklare administrativ hantering.

Eftersom vi inledningsvis utgick från de uttalade önskemålen från beställaren (inte slutanvändarna) kunde vi konstatera att projektet skulle bli väldigt komplext. Jag var osäker på om de skulle få ut en nytta som skulle väga upp den investering de avsåg att göra. Tillsammans med mitt team arbetade vi vidare utifrån användarresan vi kartlagt.

STRUKTUR OCH DESIGN AV PROTOTYP

Jag skapade en struktur för all undersökningsdata, alla aktiviteter som skulle utföras i plattformen och en översiktlig sitekarta samt en prototyp. Prototypen blev en kombination av det som önskats muntligt och det som visats vid kartläggningen av användarsituationen.

Vid en diskussion med kund utifrån prototypen insåg kunden att de aldrig skulle kunna få lönsamhet på detta eftersom projektet  skulle bli väldigt komplext, och dyrt. Vi kom överens om att backa lite och fokusera på färre funktioner och aktiviteter som skulle kunna skapa nytta för slutanvändarna.

Min bild är att man ofta “viker sig” för beställares önskemål och krav och kör på för att man gärna vill ha jobbet, med resultatet att man får ett evighetsprojekt som inte blir hälften så bra som beställaren förväntar sig. Plus att man inte får igen pengarna man investerat för att nyttan uteblir. Om man arbetar direkt utifrån den verkliga situationen där slutanvändarna befinner sig och involverar dem i designprocessen så är det mycket enklare att tillföra nytta för verksamheten genom digitala lösningar som är anpassade till användningen. När man arbetar med prototyper som verktyg kan man enklare verifiera att lösningen blir som man tänkt gemensamt.