DESIGN AV AVTALSFLÖDE – DIGITALISERAD PROCESS SOM SPARAR TID

Utmaning som behövde lösas

Utmaningen i uppdraget ”design av avtalsflöde” var att kunden hade en krånglig hantering av avtal. Det fanns en många olika mallar som alla var unika dokument. Eftersom flera personer var ansvariga för att skapa och skriva avtal uppstod det ofta fel då man råkade ändra i en mall och spara dessa ändringar.

För att ta reda på mer och hur man skulle kunna skapa ett smidigare avtalsflöde genomförde jag och kunden en workshop för att kartlägga kundresan.

Den befintliga processen såg i stora drag ut som följer:

• Välj och spara ner samtliga avtalsdokument till egen dator.
• Öppna respektive dokument
• Skriv in de uppgifter som krävs och exportera sedan respektive dokument till pdf
• Öppna den pdf som ska vara först i avtalet
• Lägg till alla andra pdfer
• Spara dokumentet och skicka för digital signering

Jag dokumenterades och noterades allt som framkom under workshopen.

Jag ställde även frågor för att förstå känslor och upplevelser under avtalsflödet. Utifrån detta skapade vi en user journey map.

Tillsammans med utvecklingsteamet skissade jag sedan på ett upplägg som byggde på ett arbetsflöde i ett och samma system. Ett liknande flöde som tidigare men där uppgifter skulle hämtas med automatik. Tanken var att slutresultatet skulle vara en enda fil av hela avtalet. Jag designade en prototyp och lät användarna testa. De flesta ansåg att detta var precis som de tänkt. Det som framkom var bland annat hur man skulle nå tidigare avtal och hur man skulle kunna redigera till exempel priser.

Parallellt med detta undersökte utvecklingsteamet de databaser som data skulle hämtas från samt vilken data som skulle in var i systemet.

Efter flera omarbetningar av prototypen fanns förutsättningar att börja utveckla grunden för det nya avtalsflödet.

Efter att jag gjort ett förslag på ny design av avtalsflöde såg det ut så här:

• Gå in i applikationen (via O365-inlogg där användarna redan är inloggade)
• Välj ”skapa nytt avtal”
• Följ flödet och fyll i de fält som är tvingande, övrig info hämtas automatiskt, klicka sedan vidare till nästa steg
• Granska hela avtalet, gå eventuellt tillbaka om något inte stämmer
• Spara till pdf och skicka automatiskt för digital signering