användare

2 posts

Er digitala arbetsmiljö -ur ett användarperspektiv

Er digitala arbetsmiljö är viktig!

Att er digitala arbetsmiljö fungerar är minst lika viktig som en bra fysisk arbetsmiljö. Den digitala tekniken ska stödja er och det ni behöver göra. Då fungerar tekniken som bäst. Många IT-företag idag säljer färdiga lösningar. Som till exempel specifika program, olika licenser och paket. Flexibiliteten är ofta inte så stor. Såklart har ett system som O365 enorma möjligheter, du kan göra massor av saker! Men det är inte med val av system ni ska börja när ni designar er digitala arbetsmiljö.  

Kanske tänker du nu: ”Var ska vi då börja?” Det korta svaret är: med er själva! Ni behöver utgå från er, företagets verksamhet och vad ni behöver kunna göra. Vilken typ av digitalt stöd behöver ni?

Digital arbetsmiljö

Att arbeta användarcentrerat, dvs utgå från användarna är ett vedertaget arbetssätt inom UX-design (User Experience). Det handlar först och främst om användarna med andra ord människor. Teknik är fantastiskt -som stöd för oss och det vi vill göra. Om tekniken inte fungerar som det är avsett, det vill säga om du inte kan göra det du tänkt eller om det strular så blir du troligen frustrerad. Kanske struntar du helt i att använda systemet och gör det du tänkt på annat sätt. Upplevelse av frustration är inte ovanligt när det kommer till att arbeta i den digitala arbetsmiljön, tyvärr. Många användare försöker lösa problemen och förstå. Det kan då gå åt väldigt mycket tid på aktiviteter som inte är relevanta för företagets verksamhet. Det är inte effektivt, eller hur?

Därför är det viktigt att börja med de behov och mål som ni har i företaget när ni väljer applikationer och system. När den digitala arbetsmiljö fungerar väl, så skapar den positiva upplevelser för dig och dina kollegor. Det är inte meningen att man ska vara IT-expert för att kunna genomföra sitt arbete.

Sammanfattning

När du ska välja applikationer och system, utgå från:

  • Arbetsuppgifter som ska utföras
  • Var ska de kunna utföras
  • Vem eller vilka personer ska utföra arbetsuppgifterna
  • När ska arbetsuppgifterna kunna utföras

Läs mer om digitalisering i det här inlägget som handlar om att man inte ska digitalisera för digitaliseringens skull.

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Frigör tid med digitalisering

Frigör tid

Frigör tid med digital teknik

Frigör tid genom att digitalisera, kanske låter det som en klyscha. Men det är det idag möjligt att göra så mycket mer än att “bara” konvertera manuella processer till digitala. Många företag idag genomför främst denna typ av digitalisering. Det vill säga att de konverterar manuella arbetsuppgifter till digitala. Ett annat alternativ är att man byter system eller verktyg. Om systemet fungerar bra och underlättar vardagen så blir det en lyckad investering.

En annan vanlig åtgärd är utveckling av automatiserade processer. Denna automatik är möjlig tack vare exempelvis olika typer av AI-funktionalitet eller beräkningar. Det är möjligt att utveckla program som sköter någon del av en arbetsprocess automatiskt. I sin enklaste form kan det handla om formler i Excel. Det finns näst intill oändliga möjligheter med hjälp av bland annat taligenkänning, bildigenkänning, sortering och sökning i stora mängder data. Det finns idag, rent tekniskt, möjligheter att både effektivisera verksamheter och frigöra tid för de anställda. Denna tid kan sedan användas för bland annat relationsskapande, ledarskap, verksamhetsutveckling och kundkontakter. Dvs för att dra nytta av egenskaper som är unika för människor. 

Ny teknik -nya möjligheter

Med den teknik som finns idag är möjligheterna stora att prioritera sin tid på bättre sätt. Många företag har idag påbörjat sin digitaliseringsresa. Det som ofta är en utmaning är att veta “var man ska” eller var man ska börja. Ofta finns det stora tidsvinster i att hitta delar i befintliga processer som kan effektiviseras. Samtidigt är det ofta lockande att tänka teknik och lösning först. Men för att nå den nytta man önskar och verkligen få effekt av digitaliseringen behöver man börja i själva verksamheten. Dvs med människorna, arbetsuppgifterna och kontexten. Sedan behöver man undersöka vilken möjlighet tekniken erbjuder för att lösa eventuella utmaningar. 

Nya affärsmodeller och produkter

Ofta räcker det långt att konvertera manuella processer till digitala eller automatisera arbetsuppgifter. Här finns det mycket tid att spara. Men för att skapa skillnad och verkligen kunna dra nytta av den digitala tekniken behöver man i ett nästa steg tänka i helt nya banor. Jag ser att det är nödvändigt att börja i nuläget i aktuell verksamhet, och med att man sätter upp mål. Beroende på var man befinner sig kan ett lönsamhetsmål uppnås på flera sätt. Dels genom effektivare processer. Men även genom att skapa helt nya affärsmodeller och produkter med hjälp av digital teknik. Detta kan ofta vara nästa steg för att verkligen digitalisera sin verksamhet fullt ut.

Vad det handlar om är att man med hjälp av analyser av stora datamängder kan fatta bättre och snabbare beslut, vilket genererar ett bättre resultat. Man kan med stöd av digital teknik få ut analyser av kundinformation, data från sociala medier och så vidare. Detta skapar i sig också möjlighet till bättre användar- och kundupplevelser.

Det är möjligt att skapa nya produkter till sina kunder tack vare snabbare analys, bedömning och sortering av stora mängder ostrukturerad data. Exempel på det kan vara produkter och tjänster som levererar urval baserade på användarens preferenser, plats, aktiviteter och så vidare. 

Här kan ni läsa mer om skillnaderna mellan begrepp som mekanisering, automatisering och digitalisering: https://issuu.com/iva-publikationer/docs/201712-iva-smartindustri-rapport

Sammanfattning digitalisering

  • Undersök ert nuläge, kartlägg, dokumentera era processer och kontext
  • Sätt verksamhetsmål som ni vill uppnå med digitaliseringen
  • Brainstorma om alternativa lösningar, tjänster och produkter som skulle kunna leda till målen
  • Undersök tekniska förutsättningar
  • Prioritera lösningar att utveckla
  • Ha med verksamhetens mål och användare i hela processen
  • Testa, justera (iterera) för att säkerställa att önskade effekter uppnås

Framförallt: glöm inte bort att börja där du och din verksamhet befinner er. Trots all häftig teknik och alla möjligheter är det bättre att dela upp digitaliseringen i mindre bitar. Och att utgå från er och era mål samt behov. Att ha en önskan om att frigöra tid är ett mål som passar en del verksamheter. Vilka är era största utmaningar just nu? 

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail