Begreppsskolan är ett koncept som syftar till att ge dig mer koll på begrepp som far runt bland annat på LinkedIn och inom företag. Fokus kommer att ligga på begrepp inom den digitala världen, internet, applikationer och utveckling.
Undrar du också vad begrepp som Innovation, GDPR, digitalisering, chatbot osv betyder? Men kanske också vad du skulle kunna ha för nytta av det?
Den tekniska utvecklingen går fort idag. Och för många uppstår kopplat till detta en djungel av “buzzwords” eller begrepp som man inte helt förstår innebörden av. Ofta slutar man helt enkelt ta till sig de begrepp som dyker upp. Det är svårt att hänga med helt enkelt.
Det tycker jag är synd och vill ändra på. Många begrepp handlar om saker som kan göra stor skillnad och nytta för företag och privatpersoner. Men det krävs en förståelse av vilken nytta och hur.
“Vad kan jag ha för nytta av det här?”
Förstå nyttan
Syftet med begreppsskolan är att hjälpa dig förstå olika begrepp. Anledningen är att du ska se vilken nytta innebörden kan ge dig och din verksamhet. Jag har under många år arbetat med teknik och människor i kombination. Och jag har insett vilken enorm nytta tekniken kan göra om den stödjer det människan har behov av. En början till att hitta rätt teknik för rätt situation och utmaning är att förstå vilken nytta den kan ge.
Rätt sak på rätt plats. Självklart kan inte alla ha full koll på alla begrep inom IT och utveckling. Men en viss kunskap underlättar både vid beställning, beslut och införande. Sedan kan man ju “bara” vara nyfiken också. Vilket som gäller för just dig och din verksamhet vet ju inte jag. Men förhoppningsvis får du lite mer kött på benen inom något område som du är nyfiken på!
Uppstart begreppsskolan
Från och med den 19/8 kör jag igång här på kerlundesign.se men även på Instagram. Så häng med från början!
Självklart tar jag gärna emot förslag på begrepp att ha med här, skriv i kommentarerna nedan. Tack!
Del 1 av begreppsskolan: AI. Idag börjar jag det nya konceptet begreppsskolan här på bloggen. Läs mer här.
Syftet med begreppsskolan:
Förenklade förklaringar på vanliga begrepp inom IT, Tech, startups, digital design
Skapa en förståelse för vilken nytta innebörden kan bidra med i din verksamhet
Ge dig en överblick över kopplingen mellan begrepp och verksamhet
Varmt välkomna, nu kör vi igång med begreppskolan: AI!
AI börjar med verksamheter och människor
AI börjar bli något som inte längre “bara” är ett forskningsområde, utan utgör både produkter och tjänster i flera verksamheter. Många tekniska lösningar tar lång tid innan de får en bred användning. Även AI har funnits med rätt länge men det är först på senare år som användningen blivit mer utbredd bland företag och privatpersoner.
Vad är AI
AI är en förkortning av begreppet Artificiell Intelligens. AI kan förklaras dels som något som har en förmåga att utföra olika uppgifter i komplexa miljöer utan att en människa styr. Men AI är även något som kan förbättra sig själv genom att lära av erfarenheter. AI skapas genom programmering där man tillämpar olika matematiska metoder. En grund är bland annat statistik och sannolikhet. För att AI ska kunna lära sig och utvecklas behövs mänsklig input, dvs man behöver träna AI för det den ska göra (Machine Learning).
Begreppskolan: AI -nytta
Med hjälp av AI kan man automatisera bland annat administrativa eller återkommande uppgifter. Det vill säga få uppgifterna att utföras utan att en människa behöver göra något. Som till exempel:
besvara vissa frågor som kunder ofta ställer
bevaka data om till exempel marknaden, produkter, försäljning
sortera och använda data
anpassning av information efter målgrupp för marknadsföring och utskick
svara på frågor i chattar
spamfilter, AI söker vissa fraser som oftast finns i spam och sorterar bort detta
Att tänka på vid införande av AI
Vad är då viktigt att tänka på när man ska använda AI i sin verksamhet?
För det första: AI bör utgöra ett stöd i verksamheten och kommer troligen att samverka med eller användas av människor. Kunder, brukare eller patienter kommer kanske att mötas av en AI-lösning. Vid design av en AI-funktion behöver man därför fokusera på användarupplevelse och användbarhet. Precis som vid design av vilken IT-applikation som helst.
Dessutom kräver de flesta AI-lösningar en relativt stor insats i början, även om man köper in en “färdig AI-funktion”. Det kan behöva läsas in fraser, man kan behöva lära AI vad olika saker betyder. Det krävs träningsdata med mera.
AI är en lösning, det finns ju även andra sätt att digitalisera en verksamhet. Som alltid när man vill digitalisera är det viktigt att inte låsa sig vid en specifik teknisk lösning direkt. Det kan visa sig att det inte alls är AI uppfyller era behov. Arbetsuppgifter och aktiviteter samt användarupplevelse i verksamheten ska vara grunden för den tekniska lösningen.
Aktiviteter att inleda med
Några aktiviteter som bör ingå innan eller i samband med beställning av AI eller annat IT-stöd:
kartlägg verksamheten och de arbetsmoment, arbetsuppgifter som ingår
kartlägg samtliga intressenter, som kommer att komma i kontakt med de digitala funktionerna efter införandet
undersök användarupplevelser i nuläget (genom observation, intervjuer) och identifiera förbättringsområden
skapa en “user journey map” eller ett flödesschema som visar de arbetsuppgifter eller aktiviteter som ni genomför idag
När detta är gjort kommer ni kanske att komma fram till olika lösningar. Säkert inte endast AI. Lösningen kan vara enkla appar eller andra sätt att stödja den dagliga verksamheten.
För att investeringen ska löna sig i slutänden är det viktigt att fokusera på verksamheten, användarna och de arbetsuppgifter som genomförs. Det är så lätt att fokusera på en viss teknik.
Slutligen i begreppsskolan: AI
Under den period då AI utvecklas behöver man stämma av mot den bild man tagit fram under kartläggningen. Ni behöver testa flera gånger, verifiera att ni får den nytta ni tänkt. Efter test och justeringar behöver ni godkänna resultatet löpande. Små delleveranser är mer kostnadseffektiva än att utveckla helheten i ett svep. Det blir lätt missförstånd under vägen och risken är stor att man “tappar bort” användarna i den processen.
Nästa del av begreppsskolan
Nästa begreppskola kommer att ta upp begreppet digitalisering. Publicering av begreppskolan kommer till en början att ske på måndagar. Jag är tacksam för input om begrepp som just du är nyfiken på, kommentera gärna nedan!
Ni har kommit fram till att det finns behov att digitalisera i er verksamhet, men vad?
I mitt förra inlägg berättade jag om behovet av mål och syfte med digitalisering, dvs varför ni vill göra det.
Jag skrev där om den första av följande frågeställningar:
Varför ska vi digitalisera hela eller delar av verksamheten? Sätt mål och beskriv ett önskat läge.
I vilka flöden och processer behöver vi digitala verktyg?
Ser vi behov av nya tjänster och produkter?
I det här inlägget tänkte jag gå in lite mer på hur ni kan ta reda på vad som ska digitaliseras. Och allt börjar med era mål med digitaliseringen.
Från mål till aktiviteter
Ni har kanske mål som handlar om att effektivisera vissa processer. Eller mål att på ett eller annat sätt spara tid. Kanske vill ni få bort vissa rutinuppgifter eller kontrollmoment i er verksamhet.
När ni har koll på era mål kan ni bryta ner dem i mindre delar, kanske först till delmål och sedan till aktiviteter. Och aktiviteterna kan vara att digitalisera delar av era arbetsprocesser. Det gäller att ta reda på vilka delar.
För att exempelvis kunna effektivisera en arbetsprocess, behöver ni kartlägga processen som den ser ut i nuläget. Dokumentera hela den aktuella processen om ni inte redan har gjort det. För att enklare hitta saker som är repetitiva, krångliga eller svåra osv är det bra att genomföra observation när processen genomförs. Det som är bra med att genomföra observation är att det är lättare att hitta det man söker. Om man frågar någon vad som upplevs krångligt eller svårt blir svaret troligen inte det som verkligen är problemet. Att observera när någon utför arbetsuppgifter ger bra insikter om problematik som finns.
Ett bra sätt att dokumentera observationen är genom att göra en sk User Journey map (läs mer här). Notera vad som görs, om något hjälpmedel används, hur användaren känner sig (upplevelsen) samt förbättringsförslag.
Det är inte alla delar i en arbetsprocess som bör digitaliseras. I ett projekt som jag deltog i kom vi fram till att personlig, muntlig kontakt med patienter var väldigt viktig. Både patienter och ansvariga medarbetare upplevde detta. Innan vi genomförde observation och intervjuer var det just denna del man ville digitalisera med AI. Man ville slippa telefonsamtalen för att spara tid.
Sammanfattning
När ni vet varför ni ska digitalisera är det dags att ta reda på vad som ska digitaliseras. I exemplet ovan var målet att hinna ta emot fler kunder. Men svaret på vad som skulle digitaliseras blev inte att ersätta personliga samtal med AI.
I projektet kom vi fram till var i flödet det fanns behov att digitalisera och vad. Vi upptäckte flera manuella arbetsuppgifter som tog lång tid att genomföra. Det var möjligt att skapa bra digitala lösningar för dessa. Medarbetarna sparade tid och kunde besvara fler samtal. De fick på det viset mer tid för patienterna, vilket bidrog till en positiv upplevelse.
I förra inlägget berättade jag om att det kan finnas ett värde i digitala verktyg som stöd för din verksamhet. Jag kommer här att fokusera på frågan “varför ska vi digitalisera?”.
Jag avslutade med några frågeställningar:
Varför ska vi digitalisera hela eller delar av verksamheten? Sätt mål och beskriv ett önskat läge.
I vilka flöden och processer behöver vi digitala verktyg?
Ser vi behov av nya tjänster och produkter?
I det här inlägget kommer jag gå in lite djupare på den första frågeställningen.
Varför ska vi digitalisera?
Denna fråga låter enkel att svara på. Eller är den det? Många företag och organisationer idag bestämmer sig för att digitalisera sin verksamhet. Ibland sker det utifrån riktlinjer och krav som för skolorna eller så vill man vara modern och hänga med. Det problem som ofta finns är att de som berörs inte vet varför. Det kan också vara så att det är otydligt och svårt att veta var ni ska börja.
Jag vill påstå att den viktigaste aspekten för en lyckad digitalisering är att ni vet erat varför. Det kan antingen handla om att effektivisera verksamheten. Att få bort administration eller moment som upprepas ofta. Det kan också handla om behov av att analysera data och sortera ut värdefulla insikter om t ex era kunders köpbeteende.
En viktig aspekt i ert målarbete är att ni inte ska utgår från vilken digital teknik som ska användas. Det är lätt att sätta mål som: “installera Skype till alla medarbetare”. Utifrån er verksamhet kanske målet snarare är att: “alla medarbetare ska kunna delta på avdelningsmöten, oavsett om de är på plats eller inte”.
Skapa mål
Ett sätt att arbeta med mål är att genomföra gemensamma workshops. Det är viktigt med delaktighet i detta arbete. Och att ni sedan förankrar målbilden i hella företaget.
Börja med att kika på nuläget, hur ser det ut idag? Vilka problem upplever ni? Vad är svårt att göra, tar tid osv? Sedan är det dags att ni ser framåt i tiden.
Hur ser ett önskat läge ut? Brainstorming kan vara en sätt att göra detta på för att få med tankar från alla deltagare. Sedan behöver ni prioritera vad som känns mest relevant. Frågor att utgå från kan vara:
Hur ser det interna samarbetet ut om två år?
Vilken typ av tjänster eller produkter kommer ni att erbjuda era kunder?
Var kommer medarbetarna att arbeta?
Fokusera på att sedan formulera konkreta mål. Förankra målen i er verksamhet. Alla ska veta varför ni ska digitalisera och vad det ger för nytta.
Sammanfattning
Det viktigaste i eran digitalisering är att ni utgår från er verksamhet och de behov ni har. Vad vill ni uppnå? Ökad lönsamhet? Bryt då ner den visionen i mindre mål som är konkreta och mätbara. Förankra mål och vision i hela verksamheten.
Det finns idag en uppsjö av digitala verktyg. Möjligheterna att utveckla anpassade verktyg är dessutom oändliga. Många mindre företag har varken kunskap eller resurser för att undersöka vad de behöver. Har du en egen verksamhet eller driver ett mindre företag? Vilka är dina digitala utmaningar?
Det finns många som idag arbetar med att hjälpa företag att digitalisera. Det finns kompetens om hur man väljer rätt digitala verktyg för just din verksamhet. Ofta är den hjälpen kostsam. För att du ska veta vad su ska beställa och minska investeringskostnaden så finns det några saker du kan göra själva först. Framförallt kan du ta reda på vad du och din verksamhet behöver. Detta är något som kommer att vara det första man vill veta om ni väljer att ta hjälp.
Digitala stöd för det du behöver kunna göra
Du och de anställda i ditt företag känner er verksamhet allra bäst. Att digitalisera är ofta att likställa med en förändringsresa för ett företag. Ofta vill man många saker men det gäller också att undersöka vad man faktiskt behöver.
Frågor att ställa:
Varför ska vi digitalisera hela eller delar av verksamheten? Sätt mål och beskriv ett önskat läge.
I vilka flöden och processer behöver vi digitala verktyg?
Ser vi behov av nya tjänster och produkter?
Att besvara frågan varför och sätta upp en målbild är det först och viktigaste steget. Utan mål blir det svårt att sedan följa upp att ni nått dit ni önskade.
Kartlägg era arbetsprocesser för att hitta “svaga länkar” och uppgifter som idag inte kan genomföras optimalt. Vissa delar av flödet kanske kan tas bort helt, andra kan stödjas av digitala verktyg.
Möjligheterna idag är oändliga för att skapa nya tjänster med hjälp av digital teknik. Exempelvis kan man erbjuda utökad service med hjälp av data från tidigare kunder. Insamling av data, sortering och analys kan ske helt digitalt. Här är det nästan bara er fantasi som sätter gränserna!
I mitt nästa inlägg kommer jag att gå in närmare på HUR ni kan besvara de tre frågorna ovan. Jag kommer att ge exempel på metoder som hjälper er med arbetet att kartlägga era flöden, arbetsprocesser. Syftet är att du och ditt företag ska ha möjlighet att förbereda er om ni vill digitalisera. Ju mer koll ni har, desto smidigare blir processen att sedan investera.
Prototyper används inom olika branscher exempelvis inom elektronik, mekanik, design, programutveckling. Syftet med att skapa prototyper är att bland annat att kunna:
kommunicera en idé på ett visuellt sätt
jämföra olika lösningars för- och nackdelar
testa olika sätt att lösa ett problem
testa funktionalitet
visa upp och presentera en produkt eller tjänst
Inom digital design och UX (user experience) arbetar vi mycket med prototyper som verktyg. Det finns flera skäl:
Billigt sätt att snabbt testa en idé
Enklare att framställa än en färdig hemsida eller app
Viktigt verktyg för att verifiera den funktionalitet som önskas
Bra sätt att kunna testa om användare förstår hur de navigerar
Att undersöka om målgruppen gör det vi förväntat oss att de ska göra (t ex köpa något av oss)
Något för dig?
Är du egenföretagare och vill skapa en hemsida? Kanske har du en idé om en app som du vill utveckla? Då kan du vinna mycket på att skapa prototyper först som du testar ur olika perspektiv. Planera för vad du vill testa, vad är viktigt för dig att fungerar med din hemsida?
En prototyp behöver inte vara komplicerad eller teknisk, du kan rita på ett vanligt papper för att snabbt kunna testa en idé. Fördelarna med denna metod är bland annat att du snabbt kan gå vidare med idéen eller förkasta den och testa andra idéer.
Hur gör man?
Du ritar upp dina sidor, bilder kan vara enkla rutor, fyll på med de funktioner och ev rubriker du vill ha med. Det är viktigt att du vet VAD du vill testa. Det kan till exempel vara ett flöde genom din hemsida eller app. Eller så hur din målgrupp ska slutföra beställning av en produkt. Du kanske vill testa en funktion till exempel en typ av kalender för bokningar. Hur ska den läggas upp på bästa sätt? Hur ska man välja datum? Skissa det du vill testa.
Exempel på hur det kan se ut:
Här är en av mina egna skisser, där jag ville testa en hel idé för att se om det verkade vara en rolig idé för användarna. Jag designade en app för Potter fans.
I nästa inlägg kommer jag skriva om digitala prototyper och lite olika verktyg för att skapa dem. Syftet är som sagt att inte lägga mer tid än man behöver och att snabbt kunna skapa en bild av det man vill designa och utveckla. Som egenföretagare finns det ett stort värde i att kunna göra mindre tester innan hemsidan är uppe och igång. Det ger dig bättre koll på vad som fungerar och inte. Men även om din sida är enkel att förstå och använda vilket är viktigt.
Du kan även läsa mer om att visualisera och testa din idéer här.
Att hemsidor och appar ger positiva användarupplevelser borde vara självklart, eller hur? Ändå är det långt ifrån alla appar, hemsidor och program som gör det. Eller vad är din egen erfarenhet?
En del av problemet är att upplevelser är något personligt. Vi kan ofta koppla olika platser, händelser, människor, situationer till känslor och upplevelser. Men är det lika enkelt att beskriva dessa känslor och upplevelser med ord? Upplevelser är komplexa men det finns metoder för att skapa positiva användarupplevelser.
“Upplevelseindustrin”
Digitala designers, tillsammans med programmerare och slutanvändare skapar digitala produkter. Dessa skapar i sin tur ska specifika upplevelser.
Några exempel:
Med hjälp av Skype kan människor hålla kontakten genom att prata med varann via video eller telefon. Detta skapar en känsla av att vara närmare avlägsna vänner och släktingar. Användarna upplever närhet.
Spotify skapar ett antal olika upplevelser genom musiken man lyssnar på. Här ges även exempelvis en känsla av frihet att lyssna på vad man vill i stort sett obegränsat.
Appen eller hemsidan i sig är inte en upplevelse. Det som skapar upplevelsen är det du kan göra, hur du kan göra det och hur det får dig att känna. Om jag som designer inte vet vad slutanvändarna känner, vill eller behöver kunna göra kanske den positiva användarupplevelsen uteblir. Det är en orsak till att jag behöver förstå slutanvändarna och deras behov när jag ska designa en hemsida, app eller kanske digitalisering av en hel verksamhet.
Negativa användarupplevelser kan skapa frustration, uppgivenhet eller kanske ilska. Detta i sin tur kan leda till att du som användare inte använder en app eller lämnar en hemsida direkt.
Vad skapar en positiv användarupplevelse?
För att skapa positiva upplevelser för användarna krävs flera saker, bland annat:
Ändamålsenlig design, det ska gå att göra det man önskar eller behöver kunna göra.
Smidighet, det man vill göra ska gå lätt och snabbt
Flyt, det ska finnas ett naturligt flöde som användaren följer, utan tveksamhet. Det ska vara enkelt att förstå hur man gör.
Konkret exempel: hemsida för ditt företag
Det är viktigt för alla företag att de förstår sina kunder. Det är också viktigt att du som företagare kan förmedla på ett tydligt sätt vad du kan hjälpa din kund med. Detta gäller även för din hemsida. Nedan finns några exempel på sådant som du kan tänka på:
Det ska vara tydligt vad din sida handlar om. Vad kan man få hjälp med, hur får man hjälp med det?
Flödet genom sidan eller kundresan ska vara supertydlig och enkel att följa. Det ska vara enkelt att köpa dina erbjudanden.
Placera viktigt innehåll högt upp på sidan. Detta är viktigt för att potentiella kunder ska se detta direkt.
Tänk också på saker som läsbarhet! Bäst läsbarhet utgörs av svart eller mörkgrå text på vit bakgrund. Det handlar om kontraster.
Knappar och menyval behöver skilja sig från övrigt innehåll. Dina besökare behöver kunna se att dessa går att klicka på.
Hur gör jag detta?
För att du ska kunna klarställa att punkterna ovan uppfylls bör du testa din sida. Gärna med tänkt målgrupp. Sätt upp olika händelser som du tänker att besökarna på din sida ska gå igenom. Det kan till exempel vara att beställa ett av dina erbjudanden, skriva upp sig på ditt nyhetsbrev osv.
Sammanfattning
Positiva användarupplevelser skapas när de som använder en app eller hemsida kan uppfylla sina behov. På ett enkelt och smidigt sätt. Det handlar mycket om flyt, att flödet ska kännas naturligt och lätt att förstå. Om du är osäker på hur detta ser ut på din hemsida, be några personer att testa, be om feedback!
Att er digitala arbetsmiljö fungerar är minst lika viktig som en bra fysisk arbetsmiljö. Den digitala tekniken ska stödja er och det ni behöver göra. Då fungerar tekniken som bäst. Många IT-företag idag säljer färdiga lösningar. Som till exempel specifika program, olika licenser och paket. Flexibiliteten är ofta inte så stor. Såklart har ett system som O365 enorma möjligheter, du kan göra massor av saker! Men det är inte med val av system ni ska börja när ni designar er digitala arbetsmiljö.
Kanske tänker du nu: ”Var ska vi då börja?” Det korta svaret är: med er själva! Ni behöver utgå från er, företagets verksamhet och vad ni behöver kunna göra. Vilken typ av digitalt stöd behöver ni?
Att arbeta användarcentrerat, dvs utgå från användarna är ett vedertaget arbetssätt inom UX-design (User Experience). Det handlar först och främst om användarna med andra ord människor. Teknik är fantastiskt -som stöd för oss och det vi vill göra. Om tekniken inte fungerar som det är avsett, det vill säga om du inte kan göra det du tänkt eller om det strular så blir du troligen frustrerad. Kanske struntar du helt i att använda systemet och gör det du tänkt på annat sätt. Upplevelse av frustration är inte ovanligt när det kommer till att arbeta i den digitala arbetsmiljön, tyvärr. Många användare försöker lösa problemen och förstå. Det kan då gå åt väldigt mycket tid på aktiviteter som inte är relevanta för företagets verksamhet. Det är inte effektivt, eller hur?
Därför är det viktigt att börja med de behov och mål som ni har i företaget när ni väljer applikationer och system. När den digitala arbetsmiljö fungerar väl, så skapar den positiva upplevelser för dig och dina kollegor. Det är inte meningen att man ska vara IT-expert för att kunna genomföra sitt arbete.
Sammanfattning
När du ska välja applikationer och system, utgå från:
Arbetsuppgifter som ska utföras
Var ska de kunna utföras
Vem eller vilka personer ska utföra arbetsuppgifterna
När ska arbetsuppgifterna kunna utföras
Läs mer om digitalisering i det här inlägget som handlar om att man inte ska digitalisera för digitaliseringens skull.
