Blogg

41 posts

Människan central i digital transformation

Digital transformation -vår tids industriella revolution

Digitalisering, digital transformation, vad utgör egentligen skillnaden mellan dessa begrepp som florerar på våra företag? Man kan säga att digital transformation är ett större begrepp som talar om hela verksamhetsförändringen och effekterna av digitalisering. Digitaliseringen är processen att genomföra den digitala transformationen. Det är med andra ord en omvälvning av företagens verksamheter där man både automatiserar manuella arbetsuppgifter men även skapar nya. Det kommer troligen att leda till mindre manuellt och monotont arbete. Samtidigt tror jag att det kommer att finnas större behov av IT-kompetens, beteendevetare och så vidare. Jag tycker att vi borde fundera på vad vi människor är riktigt bra på och var den digitala tekniken gör mest nytta. Människa och teknik kan komplettera varandra om vi nyttjar resurserna till rätt uppgifter.

Nu tänkte jag lämna dessa begrepp och övergå till något som jag ser som det centrala i digitaliseringen. Något som även påverkar effekten man önskar uppnå. Nämligen användarna samt deras vardag och behov. Utan att inkludera berörda människor i den digitala transformationen så riskerar hela projektet att misslyckas.

Utgå alltså från människor, situationer, arbetsuppgifter och upplevelser (se även inlägget om User Journey Map)

Digital teknik ska fungera som ett stöd för det du vill eller behöver genomföra. Med andra ord ska tekniken vara “bra att ha” när man behöver den. Däremot ska tekniken inte skapa frustration eller kännas påtvingad. Då kommer inte önskad effekt med digitaliseringen att uppnås.

Vanliga synsätt

Kanske känner du igen påståenden som:

“-Vi ska digitalisera vår verksamhet, vi gör en beställning från vår IT-avdelning”

“-Bara vi får till en bra kravspec så har vi gjort vårt jobb.”

“-Att involvera användarna tar tid och blir krångligt.”

“-Vi vill bli moderna och attrahera den yngre generationen.”

Det kan vid första anblicken verka som relevanta och bra idéer om hur en digital transformation ska ske. Men det finns en viktig faktor som missas i många fall och det är användarperspektivet. Men även kontexten där den digitala tekniken spelar in.

Det är därför som IT-avdelningen fel ställe att börja. De behöver absolut vara med i projektet och som beställare. Men en stor del av det inledande arbetet handlar om människor, beteenden och miljöer. Jag säger inte heller att man inte behöver en kravspec. Trots allt behöver man ju i slutänden veta vad som ska göras.

Ett digitaliseringsprojekt tar generellt sett inte mer tid bara för att man involverar användarna. Visst behöver de avsätta tid, men många gör det gärna eftersom de då känner sig delaktiga. Detta skapar också en goodwill inför leverans av nya digitala verktyg, användarna har fått vara med. Många misslyckade lanseringar beror på bristande användaracceptans, ofta har man inte alls involverat användarna utan utgått från önskad funktionalitet. Behovet av ett verktyg har varit styrande. Sen är ju avsikterna goda, men det kan kosta mycket pengar med utbildning, tid för strul, missnöjda medarbetare och att man inte alls använder det nya systemet.

Det är inte heller fel att vilja attrahera den yngre generationen, men vad exakt är “modern” och vilken målgrupp mer specifikt i den yngre generationen vänder man sig till? Detta behöver man undersöka för att få ut nytta av en investering i digitala produkter/tjänster (dvs attrahera den yngre generationen).

Designprocessen

Design handlar om att först identifiera nuläget, den “oönsakade” situationen som man vill förändra. Det gör man genom att först undersöka olika aspekter av nuläget, hittar det som “stör” eller skapar negativa upplevelser. Metoder för detta är oftast intervjuer eller observation. Utifrån det man identifierar som nuläge föreslår man sedan en lösning. Den lösningen testas, justeras, testas och justeras (iteration). Man upprepar processen tills man är nöjd med resultatet av testerna och man har en lösning att utveckla. Utöver detta är det viktigt att man testar löpande ända tills den digitala produkten levereras för att den ska fungera i den tänkta kontexten med de aktuella användarna. I många projekt släpper man användarna när man har börjat utveckla, då kan man lätt glida iväg från det initiala behovet. Man går från användarfokus till teknikfokus.

För att digitaliseringen ska skapa nytta för verksamheten behöver fokus ligga på BÅDE användare och teknik genom hela projektet. Därför är det också viktigt att iterera om något visar sig inte fungera vid användningsesterna.

Syftet med att arbeta på det här viset är att skapa den nytta för verksamheten. Med användarfokus i hela digitaliseringsprocessen säkerställer man att den digitala transformationen i slutänden ger den effekt man önskar.

User Journey Map -stöd i digitala projekt

User Journey Map

 

User Journey Map – visualisera för att underlätta slutanvändarens vardag

User Journey Map, användarresa eller kundresa. Begreppen används vitt och brett. I många fall utan att man egentligen reflekterar över deras betydelse. Jag har tillämpat metoden User Journey Map i mitt arbete med digital design. Det är ett bra sätt att visualisera användarens upplevelser när hen interagerar med en produkt eller tjänst.

Om ni arbetar med metoden User Journey Map får ni möjlighet att hitta brister eller problem som kan förbättras. Men ni kommer även att  hitta aktiviteter i ett arbetsflöde där användare blir frustrerad. För att kunna effektivisera och förbättra befintliga produkter är detta ett bra sätt att hitta användarnas “pain points”. Självklart kan man även identifiera vad som fungerar bra. En User Journey eller så kallad användarresa beskriver när användare interagerar med en specifik produkt eller tjänst. Samtidigt beskriver den vad användaren känner, upplever och tänker. Syftet är att fokusera på slutanvändaren och skapa lösningar som hjälper hen.

Undersökning av nuläget

Om ni önskar digitalisera en verksamhet eller utveckla en enstaka digital produkt/tjänst bör ni  inleda med en undersökning av nuläget. Detta kan ske genom observation av målgruppen i situationer som ni vill kartlägga. En annan undersökningsmetod är intervjuer.

Utifrån undersökningen av användarnas situation, upplevelser och känslor, beskriver ni några “typiska” användare. Det vill säga att ni skapar så kallade personas. Detta hjälper sedan alla som deltar i projektet att hålla fokus på slutanvändarna. Det blir även lättare att gå tillbaka och titta på dessa personas ifall det uppstår oklarheter om hur man ska komma vidare med en produkt. Vad var slutanvändarens situation och behov nu igen? Det är ju inte alltid praktiskt möjligt att prata direkt med slutanvändaren vid varje situation som uppstår under ett utvecklingsprojekt.

Genomförande

Vid förbättringar av befintliga produkter tjänster:

  • Kartlägg målgruppens aktiviteter, behov, känslor, interaktioner.
  • Dokumentera flöden av interaktioner/aktiviteter.
  • Notera upplevelser och känslor hos användarna, be dem om möjligt att berätta vad de tänker under tiden de interagerar
  • Skapa en visuell bild av flödet med en tidslinje som stöd.
  • Inkludera respektive teknisk produkt, eventuell dokumentation, vid respektive interaktionspunkt.
  • Beskriv användarens känslor och upplevelser.
  • Notera vad som kan förbättras.

Exempel på en enkel User Journey Map för caset att administrerar en ny kund i ett företag:

Case User Journey Map

Ett case skulle kunna vara att ta emot paket i en postmottagning. Sedan att anteckna och fotografera eventuella skador, gå till kontoret och skriva in skadorna. Slutligen skapas en rapport som skickas till ansvarig för skadehantering. Under det flödet kan man identifiera ett antal tillfällen/aktiviteter som skapar frustration, exempelvis att hålla koll på att rätt kollinr får rätt skada och rätt foto. Sedan behöver man efter en hel dags antecknande lägga in detta i ett system. 

Exempel på User Journey Map för detta case:

Exempel på User Journey Map för en person som ska resa med tåg:

Sammanfattning

Jag hoppas att ni har fått ett hum om syfte och nytta med att använda metoden User Journey Mapping när ni inleder digitala projekt. Det skapar en bra visuell bild över nuläget och man kan relativt snabbt hitta förbättringspotential och lösningar på sådant som skapar negativa upplevelser. Ofta är det lätt att ha en känsla för att något är ineffektivt eller fungerar dåligt. Om man visualiserar på detta sätt får man mer kött på benen och en tydligare bild av förbättringsbehoven. Det är inte ovanligt att man i en verksamhet vill beställa ett nytt administrationssystem och sätter igång med kravspec av önskade funktioner. Där kan man hamna riktigt tokigt om man inte har slutanvändarna och deras behov/situation i fokus.

Digitalisera med användaren i fokus

användaren i fokus

Bildkälla: Canva.com

Varför behöver man ha användaren i fokus?

I dagens digitala värld går allt fort, är det lättare än man tror att missa användarna, dvs de människor som berörs av digitalisering.
Det är roligt med ny teknik och lätt att ha stort teknikfokus. I slutänden är det ändå så att det alltid finns en eller flera användare. Visst vore det rimligt att de lyfts i fokus?
Med användarfokus får du i större utsträckning digitala miljöer och verktyg som accepteras och används. Digitalisering ska inte göras för digitaliseringens skull utan för att skapa nytta, förenkla samt stödja användare och verksamheter.

Allt börjar med människor

Det är där allt börjar med människor som ska använda de digitala verktygen, med verksamheter och situationer, med arbetsuppgifter samt tillgänglig teknik. Innan ni digitaliserar, se till att inkludera och undersök alla parametrar. Ta reda på och specificera erat varför och den tänkta nyttan. Den vanligaste orsaken till att IT-projekt ses som misslyckade är brist på användaracceptans vid leveransen. Det känns ju inte speciellt roligt när en stor investering inte blir lyckad och när den inte tillför något till verksamheten, eller hur?

Du har säkert också stött på komplicerade program eller applikationer eller råkat ut för att du inte hittat en funktion eller så har det du önskat göra tagit orimligt lång tid. När jag stöter på något liknande, exempelvis att jag vill dela något med mina kollegor och jag inte lyckas för för att jag inte hittar eller förstår brukar någon ofta säga “men du gör bara så här, så här och sedan så här”. Då brukar jag säga: så krångligt ska det inte behöva vara! Jag får då ofta svaret att det bara är att lära sig, det är enklare när man gjort det några gånger. Hur mycket tid tar sådant här för verksamheter? Hur mycket tid tar det att anställda sitter och klurar på hur de ska göra saker eller helt enkelt letar andra alternativ? När man beställer applikationer och verktyg är därför användningssituationen och användarna väldigt viktiga aspekter.

För någon verksamhet kan digitaliseringen skapa nytta genom att man får en automatik i att skicka dokument för granskning, för andra kan det vara att enkelt kunna dokumentera utanför arbetsplatsen och sedan ha en sökbar dokumentation som alltid finns till hands. Det går inte att i förhand säga vad som gör störst nytta för en specifik verksamhet men genom att kartlägga och undersöka användare, situation, aktiviteter och teknik så är det möjligt att hitta nytta och behov.

För att användarna ska få en positiv användarupplevelse krävs inte endast god användbarhet utan även att den digitala produkten skapar nytta och ger ett värde. Detta oavsett om det handlar om en e-handelssida eller en ekonomi applikation internt i ett företag. Om människor inte förstår en produkt eller om den inte förstår människorna som ska använda den så blir ofta konsekvensen att man inte använder produkten eller att man lägger ner oerhört mycket tid på att förstå.

Involvera slutanvändarna för att hitta den nytta som digitaliseringen ska ge, fokusera på både användarna och tekniken, bägge är viktiga aspekter för en lyckad investering.

Slutligen, detta är något att ha med sig:

Källa: interactiondesign.org

Varför ska man involvera slutanvändarna vid digitalisering?

BIldkälla: Pixabay

Det låter för många säkert självklart att slutanvändarna behöver involveras för att en digital produkt (andra produkter också) ska fungera optimalt i den situation där den avser att användas.

Dock är det fortfarande inte självklart överallt.

Kanske har du erfarenhet av en webbplats som du inte förstår, eller att du försöker göra något, t ex en beställning utan att lyckas? Vad gör du då? De allra flest lämnar webbplatsen, bakåtknappen i webbläsaren är en av de mest använda funktionaliteterna i just en webbläsare. Detta känns ofta irriterande och frustrerande.

På en arbetsplats är det nästan ännu värre när de digitala verktygen inte fungerar som vi tror eller om de är svåra att använda. Där måste vi oftast använda applikationerna och system ändå, för att kunna utföra våra arbetsuppgifter. Idag är det dessutom många företag som tala om att digitalisera sin verksamhet.

Det finns några saker som är viktiga att tänka på vid digitalisering:

  • Fundera på nyttan, nyttan och nyttan!
  • Vad ska digitaliseringen bidra med till verksamheten?
  • Undersök de situationer och arbetsflöden som ska digitaliseras, hur gör användarna idag?
  • Vad kan förenklas?
  • Vad kan tas bort?

Genomför sedan digitaliseringen i små steg, förbättra delar av arbetsprocesser. Se till att involvera slutanvändarna och få dem att känna sig delaktiga. Brist på acceptans vid leverans av digitala produkter är den vanligaste orsaken till att leveransen ses som misslyckad. Om användarna inte ser nyttan eller inte förstår hur de ska använda ett system är risken stor att de inte alls använder systemet och använder något annat som de känner till. Risken är också att många lägger ner massor med tid på att försöka förstå HUR man ska göra.

Involvera slutanvändarna i digitaliseringen för att:

  • Minska utbildningstid och kostnad
  • Öka sannolikheten att produkten används
  • Få ut den nytta som förväntas av investeringen i systemen
  • Skapa bättre arbetsmiljö, undvika frustration och irritation pga strul med system

Om man arbetar för bra användbarhet, dvs att det blir enkelt för slutanvändarna att göra rätt, om man fokuserar på faktiska situationer och designar för dessa och att digitaliseringen skapar nytta, då finns det bra förutsättningar för nöjda slutanvändare, positiv användarupplevelse. Vilket även gynnar hela verksamheten.

Design av avtalsflöde

Skriver på postitlappar, Design av avtalsflöde

UTMANING SOM BEHÖVDE LÖSAS

Utmaningen i uppdraget “design av avtalsflöde” bestod i att kunden hade en krånglig digital hantering av avtal. Det fanns en hel många olika mallar som alla var unika dokument. Eftersom flera personer var ansvariga för att skapa och skriva avtal uppstod det ofta fel eftersom man råkade ändra i en mall och spara dessa ändringar.

För att ta reda på vad som var problemet och hur man skulle kunna skapa nytta gjorde vi en gemensam workshop för att kartlägga kundresan.

Den process som vi kartlade såg i stora drag ut som följer:

  • Välj och spara ner samtliga avtalsdokument till egen dator.
  • Öppna respektive dokument
  • Skriv in de uppgifter som krävs och exportera sedan respektive dokument till pdf
  • Öppna den pdf som ska vara först i avtalet
  • Lägg till alla andra pdfer
  • Spara dokumentet och skicka för digital signering

Allt dokumenterades och noterades.

Även känslor och upplevelser undersöktes i verkliga användarsituationer. Utifrån detta var det möjligt att skapa ett schema över arbetsflödet i form av en user journey map där vi noterade de upplevelser som uppstod vid varje “steg under resan”.

Teamet skapade flera idéer om hur situationen skulle kunna förbättras. Vi skissade på ett upplägg som byggde på ett arbetsflöde i en och samma applikation. Ett liknande flöde som tidigare men där en del uppgifter skulle hämtas med automatik plus att samtlig information skulle generera en enda pdf av hela avtalet. Jag gjorde en prototyp och lät användarna testa. De flesta ansåg att detta var precis som de tänkt. Något var oklart, bland annat hur man skulle nå tidigare avtal och hur man skulle kunna redigera till exempel priser. Parallellt med detta undersökte teamet de databaser som data skulle hämtas från samt vilken data som skulle in var i applikationen.

Efter flera omarbetningar av prototypen fanns förutsättningar att börja utveckla grunden för applikationen.

Efter att jag gjort ett förslag på design av avtalsflöde såg det nya digitala arbetsflödet ut så här:

  • Gå in i applikationen (via O365-inlogg där användarna redan är inloggade)
  • Välj “skapa nytt avtal”
  • Följ flödet och fyll i de fält som är tvingande, övrig info hämtas automatiskt, klicka sedan vidare till nästa steg
  • Granska hela avtalet, gå eventuellt tillbaka om något inte stämmer
  • Spara till pdf och skicka automatiskt för digital signering

Prototyper som verktyg för att designa digitala lösningar

prototyper som verktyg, kvinna jobbar vid dator
protoprototyper s

DIGITALISERA FÖR ATT SKAPA NYTTA

Att skapa prototyper som verktyg för användbara hemsidor och andra online verktyg är ett bra sätt att kunna verifiera att lösningen fungerar bra.

Digitalisering är ett begrepp som används i många sammanhang. Alla vill digitalisera. Jag känner att begreppet ofta är svårt att tolka. Beställaren vet ofta inte vad de vill eller varför de ska digitalisera. Som upplevelsedesigner börjar jag alla uppdrag med att undersöka hur man arbetar idag och vad som tar mest tid. Jag vill hjälpa kunden att skapa nytta genom digitaliseringen.

USER JOURNEY MAP

I ett projekt börjar jag med att tillsammans med kund skapa en User Journey map (användarresa). Vi undersöker gemensamt, (jag, slutanvändarna och systemutvecklare) kundens arbetssätt. Det är även viktigt att veta vilka system de använder i nuläget. I ett specifikt projekt utgick vi från större arbetsuppgifter som “skapa nytt avtal” och bröt ner det i mindre aktiviteter. I undersökningen identifierade vi dubbeljobb och funktionalitet som saknades. Vi noterade även känslor och upplevelser hos användarna under de olika aktiviteterna som utfördes. Nyttan skulle kunna vara att bara behöva mata in uppgifter på ett ställe och få en enklare administrativ hantering.

Eftersom vi inledningsvis utgick från de uttalade önskemålen från beställaren (inte slutanvändarna) kunde vi konstatera att projektet skulle bli väldigt komplext. Jag var osäker på om de skulle få ut en nytta som skulle väga upp den investering de avsåg att göra. Tillsammans med mitt team arbetade vi vidare utifrån användarresan vi kartlagt.

STRUKTUR OCH DESIGN AV PROTOTYP

Jag skapade en struktur för all undersökningsdata, alla aktiviteter som skulle utföras i plattformen och en översiktlig sitekarta samt en prototyp. Prototypen blev en kombination av det som önskats muntligt och det som visats vid kartläggningen av användarsituationen.

Vid en diskussion med kund utifrån prototypen insåg kunden att de aldrig skulle kunna få lönsamhet på detta eftersom projektet  skulle bli väldigt komplext, och dyrt. Vi kom överens om att backa lite och fokusera på färre funktioner och aktiviteter som skulle kunna skapa nytta för slutanvändarna.

Min bild är att man ofta “viker sig” för beställares önskemål och krav och kör på för att man gärna vill ha jobbet, med resultatet att man får ett evighetsprojekt som inte blir hälften så bra som beställaren förväntar sig. Plus att man inte får igen pengarna man investerat för att nyttan uteblir. Om man arbetar direkt utifrån den verkliga situationen där slutanvändarna befinner sig och involverar dem i designprocessen så är det mycket enklare att tillföra nytta för verksamheten genom digitala lösningar som är anpassade till användningen. När man arbetar med prototyper som verktyg kan man enklare verifiera att lösningen blir som man tänkt gemensamt.